01 08
Exceli andmekirje ülevaade
See juhendaja katab mõningaid põhilisi doositaotlusi ja DON'T-sid andmete sisestamiseks arvutustabeli programmidesse, nagu Excel, Google Spreadsheets ja Open Office Calc.
Esimest korda õigesti sisestatud andmed võimaldavad hiljem probleeme vältida ja hõlbustada Excel'i tööriistade ja funktsioonide (nt valemid ja graafikud) kasutamist.
DOs ja DON'Ts on:
- Kas planeerite oma arvutustabeli
- Ärge jätke tühja reale ega veergudele seotud andmete sisestamisel
- Salvesta sageli ja salvestage kahes kohas
- Ärge kasutage numbreid veeru pealkirjadena ja ärge lisage andmeid ühikute hulka
- Kasutage valemites Cell References ja Named Range
- Ärge jätke rakke, mis sisaldavad valemeid lukustamata
- Kas sorteeri oma andmeid
Kas planeerite oma arvutustabeli
Exceli andmete sisestamisel on hea mõte planeerida veidi enne, kui hakkate kirjutama.
Töölehe kasutatavust teades sisalduvad andmed ja need andmed võivad oluliselt mõjutada töölehe lõplikku paigutust.
Planeerimine enne kirjutamist võib säästa aega hiljem, kui arvutustabeli tuleb ümber korraldada, et muuta see efektiivsemaks ja hõlpsamini töötada.
Märgib arvestust
- Mis on arvutustabeli eesmärk?
- Kui palju andmeid arvutustabelit hoitakse?
- Kas graafikuid on vaja?
- Kas arvutustabeli trükkida?
Mis on arvutustabeli eesmärk?
- Arvutustabeli eesmärk aitab määrata andmete asukohta, sest kõige olulisem teave peab olema nähtav ja hõlpsasti kättesaadav.
- Milliseid arvutusi on vaja teha? Arvutused mõjutavad milliseid valemeid ja funktsioone on vaja ja kus need asuvad.
Kui palju andmeid arvutustabeli hoiab?
Andmete hulk, mida arvutustabel algselt hoiab, ja kui palju see hiljem lisandub, mõjutab kasutatavate töölehtede arvu.
- Ärge levitage oma andmeid üle liiga palju, kuna see võib konkreetse teabe leidmiseks raske leida ja arvutused, mis hõlmavad mitu lehte, või töövihikud võivad Exceli toimivust hakata mõjutama.
- Suurte töölehtede jaoks on mõnikord kasulik kuvada olulisi veergude kogusummasid veeru pealkirjade kohal, mitte sundida kasutajaid töölehe alt üles leidma teabe vaatamiseks.
Kas graafikuid on vaja?
Kui diagrammis või diagrammides kuvatakse kõik andmed või nende osa, võib see mõjutada teabe kujundamist,
- Sõltuvalt diagrammi tüübist võib andmeid vajaduse korral rühmitada erinevalt - näiteks kasutada agregaatide diagrammide kokkuvõtlikku ala.
- Suuremate arvutustabelite korral võib diagramme teisaldada lehtedele, et hõlbustada väljatõrjumist
Kas arvutustabeli saab trükkida?
Kui kõik andmed või mõned andmed prinditakse, sõltuvalt sellest, kas portree või maastiku kujundus on valitud ja lehtede arv on vajalik, võib andmete kogumine mõjutada.
- Kui soovite kasutada tavalise kirja suurusega paberit (8 1/2 X 11), peate arvestama, et enamiku andmete paigutamine rühmadesse on mõne veeru all, nii et kõik pealkirjad on nähtavad ühel lehel.
- Kui on vaja mitu lehte, kaaluge andmete paremaks lugemiseks iga lehe ülaosas veerupäisteid .
- Kui peate trükkima mitut veergu, võib maastiku kujundus hoida kõiki pealkirju ühel lehel. Jällegi, kui on vaja mitu lehte, printige veerupäised iga lehe ülaosas.
- Kui graafikuid tuleb trükkida, võib nende teisaldamine eraldi lehele lihtsustada ülesannet.
02 of 08
Ärge jätke tühja reale ega veergu seotud andmetele
Andmete tabelites või nendega seotud andmetaoludes olevate tühjade readude või veergude jätmine võib olla väga raske mõne Exceli funktsiooni, nagu diagrammid, pöördlauad ja teatud funktsioonid, nõuetekohaseks kasutamiseks.
Isegi tühjad lahtrid reas või veerus, mis sisaldavad andmeid, võivad põhjustada probleeme, nagu on näidatud ülaltoodud pildil.
Puhaste tühikute puudumine aitab Excelil hõlpsamini tuvastada ja valida kõiki seostuvaid andmeid vahemikus, kui kasutatakse selliseid funktsioone nagu sorteerimine , filtreerimine või AutoSum .
Selle asemel, et jätta tühjad read või veerud, kasutage piirjooni või vormingu pealkirju ja silte, kasutades andmete paksendamiseks ja loetavuse hõlbustamiseks paksus kirja või rõhu all.
Kui võimalik, sisestage oma andmete veerg.
- Kui arvutustabel on välja toodud, asetage tabeli esimese veeru ülaosas kirjeldav pealkiri allpool olevate andmetega.
- Kui on rohkem kui üks andmejada, siis loetlege need üksteise järel veergudes (vasakult paremale), igaühe peal iga andmesarja pealkiri.
Hoidke seondumata andmed eraldi
Samas on asjakohaste andmete säilitamine koos tähtis, samal ajal võib olla kasulik hoida mitteseotud andmemahud eraldi.
Erinevate andmevahemike vahele jäävate tühjade veergude või ridade või muude töölehtede andmete jälle muudab Excel Exceliga seotud vahemike või tabelite õigeks tuvastamiseks ja valimiseks.
03 alates 08
Kas salvestada sageli
Sageli ei pruugi teid sageli päästa oma töö tähtsust - see on liiga tihti öeldud.
Loomulikult, kui kasutate veebipõhist arvutustabeli - näiteks Google'i arvutustabeleid või Exceli veebisaiti - siis pole salvestamine probleem, kuna kummalgi programmil pole salvestusvõimalust, vaid selle asemel töötavad automaatse salvestamise funktsiooniga.
Kuid arvutipõhiste programmide korral pärast kahe või kolme muudatuse tegemist - kas see lisab andmeid, vormingu muutmise või valemi sisestamise - salvestab töölehe.
Kui see tundub liiga palju, salvestage vähemalt iga kahe või kolme minuti järel.
Kuigi arvutite ja arvutitarkvara stabiilsus on viimaste aastate jooksul oluliselt paranenud, rikub tarkvara ikka veel, voolukatkestused endiselt juhtuvad ja teised inimesed mõnikord liiguvad läbi toitejuhtme ja tõmmake see seinakontaktist välja.
Kui see juhtub, suurendab mis tahes hulga andmete kaotus - suur või väike - ainult suurendab teie töökoormust, kui üritate oma juba tehtud tööd rekonstrueerida.
Excelil on automaatne salvestusfunktsioon , mis tavaliselt toimib väga hästi, kuid sellele ei tohiks tugineda. Pange oma harjumus oma andmete turvalisuse tagamiseks sageli säästma.
Otsetee salvestamiseks
Säästmine ei pea olema keeruline ülesanne hiire liigutamine lindile ja ikoonide klõpsamine, harjumuse salvestamine kasutades järgmiste kiirklahvide kombinatsiooni:
Ctrl + S
Kas salvestada kahes kohas
Teine aspekt selle säästmise kohta, mida ei saa üle hinnata, on teie andmete salvestamise tähtsus kahes erinevas asukohas.
Teine asukoht on loomulikult varukoopia ja seda on korduvalt öeldud: "Varukoopiad on nagu kindlustus: teil on see ja teil pole seda tõenäoliselt vaja, sellel pole seda ja tõenäoliselt ta".
Parim varukoopia on originaalkujutisest erinevas füüsilises asukohas. Lõppude lõpuks on oluline, et neil oleks kaks faili koopiat
- on samas kõvakettal, mis ebaõnnestub?
- samas arvutis, mis saab varastatud?
- samas hoones, mis põleb maapinnale?
Veebipõhised varukoopiad
Juba varundamise tegemine ei pea olema koormav või aeganõudev ülesanne.
Kui turvalisus ei ole probleem - tööleht on teie DVD-de loend, - saatke endale endale koopia veebipostituse abil, et koopia jääb serverisse tõenäoliselt piisavaks.
Kui turvalisus on probleem, on veebilaadimine endiselt võimalus - ehkki firma, mis tegeleb selline asi ja tasub selle eest tasu.
Interneti-arvutustabelite puhul eeldatakse, et programmi omanikud varundavad oma servereid - ja see hõlmab kõiki kasutajaandmeid. Kuid selleks, et olla ohutu, laadige koopia failist alla oma arvutisse.
04 08
Ärge kasutage numbreid veeru pealkirjadena ja ärge lisage andmeid ühikute hulka
Kas kasutage veergude peal olevaid päiseid ja rida alguses, et tuvastada oma andmed, kuna need muudavad selliseid toiminguid, nagu sorteerimine palju lihtsamini, kuid ei kasuta selliseid numbreid nagu 2012, 2013 ja nii edasi.
Nagu on näidatud ülaltoodud joonisel, võib arvutusse kaasata tahtmatult veergude ja ridade pealkirjad, mis on lihtsalt numbrid. Kui teie valemid sisaldavad järgmisi funktsioone :
mis valib automaatselt funktsiooni argumendi andmete vahemiku.
Tavaliselt otsivad sellised funktsioonid kõigepealt numbritega veergu, kus need asuvad, ja seejärel numbrite rida vasakule, ja kõik valitud numbritega rubriigid lisatakse valitud vahemikku.
Ridaartiklitena kasutatavaid numbreid võib eksida ka kui teisi andmesarju, kui neid valitakse diagrammi vahemiku osana, mitte telgede märgendina.
Sorteeri numbreid rubriiki "Rubriigid" tekstiga või loo tekstitähised eelnenud numbritega, milleks on vastav apostroof (), näiteks "2012 ja 2013". Aposti ei kuvata lahtris, kuid see muudab numbrit tekstisisestuseks.
Hoidke ühikuid rubriikides
Ärge: sisestage numbriandmetega igasse lahtrisse vääring, temperatuur, kaugus või muud üksused.
Kui teete, on hea võimalus, et Exceli või Google'i arvutustabelid näevad kõik teie andmed tekstiga.
Selle asemel paigutage veerusümboli pealkirjas olevad üksused, mis tagab, et need pealkirjad on vähemalt tekst ja ei tekita eespool kirjeldatud probleemi.
Vasakule tekst, numbrid paremale
Kiire tee öelda, kas teil on teksti- või numbriandmeid, on kontrollida lahtri andmete joondamist. Vaikimisi joondatakse tekstisisendid Excelis ja Google Spreadsheets vasakul vasakul ja arvandmed on lahtris paremal pool.
Kuigi seda vaikimisi joondust saab kergesti muuta, pole vormingut tavaliselt rakendatud, kuni kõik andmed ja valemid on sisestatud, seega võib vaikimisi joondus anda sulle alguse, et töölehel on midagi valesti.
Protsent ja valuuta sümbolid
Parim praktika kõikide andmete sisestamiseks töölehele on sisestada ainult tavaline number ja seejärel vormindada lahtrit, et numbrit õigesti kuvada, ja see sisaldab protsente ja valuuta summasid.
Excel ja Google Spreadsheets aga aktsepteerima protsenti sümbolit, mis sisestatakse arvuna koos rakuga, ja mõlemad tunnustavad ka ühisvaluuta sümboleid, nagu dollar märk ($) või Briti nael sümbol (£), kui need sisestatakse numbriandmetega, kuid teisi valuuta sümboleid, nagu Lõuna-Aafrika Rand (R), tõlgendatakse tõenäoliselt tekstiks.
Potentsiaalsete probleemide vältimiseks järgige ülaltoodud parimaid tavasid ja sisestage summa ning vormige seejärel lahtri valuuta asemel valuuta sümboli sisestamisel.
05 08
Kasutage valemites Cell References ja Named Range
Nii raku viiteid kui ka nimevahemikke saab ja tuleb kasutada valemites, et muuta valemid ja laiendused kiiremaks ja lihtsamaks, kogu tööleht ilma veadeta ja ajakohane.
- Lahtri viited on lahtri veeru täht ja reanumber - nagu A1, B23 ja W987 - kombinatsioon ning neid kasutatakse töölaual andmete asukoha tuvastamiseks.
- Nimetatud vahemik või määratletud nimi sarnaneb raku viitega, kuna seda kasutatakse rakkude või rakkude vahemiku määramiseks töölehel.
Viited andmetele valemites
Arvutuste tegemiseks Excelis kasutatakse valemeid - näiteks lisamine või lahutamine.
Kui tegelikud arvud sisalduvad valemites - näiteks:
= 5 + 3
Iga kord, kui andmed muutuvad - näiteks 7 ja 6 -ni, tuleb valemit redigeerida ja numbreid muuta, nii et valem muutuks:
= 7 + 6
Kui selle asemel sisestatakse andmed töölehe rakkudesse, saab raamistiku viiteid või vahemiku nimetusi kasutada pigem valemis kui numbrite jaoks.
Kui number 5 kantakse lahtrisse A 1 ja 3 lahtrisse A2, muutub valem:
= A1 + A2
Andmete värskendamiseks muutke lahtrite A1 ja A2 sisu, kuid valem jääb samaks - Excel värskendab valemite tulemusi automaatselt.
Aja ja jõupingutuste säästmine suureneb, kui tööleht sisaldab keerukamaid valemeid ja kui mitmed valemid viitavad samadele andmetele, kuna andmeid on vaja ainult ühes asukohas muuta ja kõiki viiteid sisaldavaid valemeid ajakohastatakse.
Rakenduste viidete või nimetatavate vahemike kasutamine muudab teie töölehe ohutumaks, kuna see võimaldab teil kaitsta valemeid juhuslike muutuste eest, jättes samal ajal juurdepääsetavaid muutuvaid andmeelemente.
Viidates andmetele
Excel ja Google Spreadsheets on veel üks funktsioon, mis võimaldab teil sisestada rakuliinid või vahemikku nimed valemidesse, kasutades viiteid - mis tähendab, et kliki lahtris viite sisestamiseks valemisse.
Joondamine vähendab võimalike vigade tekkimist vales raku viidete kirjutamise või vahemiku nime valesti kirjutamise teel.
Andmete valimiseks kasutage nimevahemikke
Nimetatud andmetega seotud nime andmine võib palju lihtsam valida andmete sorteerimise või filtreerimise toiminguid.
Kui andmepiirkonna suurus muutub, saab nime vahemikku hõlpsasti muuta, kasutades nimehaldurit .
06 08
Ärge jätke rakke, mis sisaldavad valemeid kaitsmata
Pärast seda, kui kulutate nii palju aega oma valemite õigeks saamiseks ja õigete rakutalletuste tegemiseks, teevad paljud inimesed vea, jättes need valemid haavatavaks juhuslike või tahtlike muudatuste eest.
Andes töölehel olevad andmed rakkudes ja seejärel viites nende andmetega valemites, võimaldab valemit sisaldavate rakkude lukustamine ja vajaduse korral nende turvalisuse tagamiseks parooliga kaitstud.
Samal ajal saab andmeid sisaldavaid lahtreid lukustamata jätta, nii et muudatusi saab hõlpsasti sisestada, et arvutustabel oleks ajakohane.
Töölehe või töövihiku kaitsmine on kaheastmeline protsess:
- Veenduge, et õiged lahtrid on lukustatud
- Rakenda kaitselehe valik - ja soovi korral lisage parool
07 08
Kas sorteeri oma andmeid
Sorteeri oma andmed pärast selle sisestamist.
Exceli või Google Spreadsheettide vähesel määral sorteerimata andmete töötlemine ei ole tavaliselt probleem, kuid andmete hulga suurenemise tõttu on raske tõhusalt töötada.
Sorteeritud andmeid on lihtsam mõista ja analüüsida ning mõned funktsioonid ja tööriistad, näiteks VLOOKUP ja SUBTOTAL, vajavad õigeid tulemusi tagamiseks sorteeritud andmeid.
Andmete sortimine erinevatel viisidel võib hõlbustada ka suundumuste, mis pole esialgu ilmne.
Sorteeritud andmete valimine
Enne andmete sorteerimist peab Excel teadma täpset sortimenti, mida tavaliselt sorteeritakse, ja tavaliselt on Exceli päris hea seotud andmetega seotud valdkondade valimisel - nii kaua, kui see oli sisestatud,
- seotud andmetega ei jäetud ühtegi tühjaid ridu ega veerge;
- ning seonduvate andmete alade vahel jäid tühjad read ja veerud.
Excel määrab isegi üsna täpselt, kas andmepiirkonnal on väliinimesid ja et see rida sorteeritavatest dokumentidest jäetakse välja.
Siiski võib Exceli lubamine sorteerida valikut võib olla riskantne - eriti suure hulga andmete puhul, mida on raske kontrollida.
Nimede kasutamine andmete valimiseks
Selleks et veenduda õigete andmete valimisel, tõste esile vahemik enne sorteerimise alustamist.
Kui sama vahemikku sorteeritakse korduvalt, on parim viis anda sellele aName.
Kui sorditud vahemiku jaoks on määratud nimi, sisestage nimi nimekasti või valige see seotud ripploendist ja Excel tõmbab automaatselt töölehel õiged andmed.
Peidetud read ja veerud ja sorteerimine
Sorteerimise ajal ei liigutata peidetud andmejärjestust ja veerge , nii et neid tuleb enne sorteerimist eemaldada .
Näiteks kui rida 7 on peidetud ja see on osa sorteeritud andmete hulgast, jääb see rida 7 asemel selle asemel, et seda sorteerimise tõttu liigutada õigesse asukohta.
Sama kehtib ka andmete veerude kohta. Sorteerimine ridade kaupa hõlmab andmete veerude ümberpööramist, kuid kui veerg B on varjatud, siis jääb see veergu B ja seda ei muudeta järjestatud sorteeritud vahemiku teiste veergudega.
08 08
Kõik numbrid peaksid olema numbritega
Probleem: kontrollige, et kõik numbrid oleksid salvestatud numbritega. Kui tulemused ei ole oodatud, võib veerg sisaldada numbreid, mis on salvestatud teksti, mitte numbritega. Näiteks salvestatakse mõne raamatupidamissüsteemiga imporditud negatiivsed numbrid või number, mis on sisestatud juhtiva ((apostrofi)) tekstiga.
Kui te kiiresti sorteerite andmeid AZ-i või ZA-nupuga, võivad asjad hirmutavalt valesti minna. Kui andmetes on tühi rida või tühjad veerud, võib osa andmeid sorteerida, samas kui teisi andmeid ignoreeritakse. Kujutage ette segadus, kui nimed ja telefoninumber enam ei vasta või kui tellimused lähevad valedele klientidele!
Lihtsaim viis selle tagamiseks, et enne sorteerimist valitakse õige andmevahetus, on anda sellele nimi.
Teine eeldus mõjutab täpselt seda, mida Exceli sorteerib. Kui valitud on üks lahtris, laiendab Excel valikut, et valida vahemik (palju nagu Ctrl + Shift + 8 vajutamine), mida piiravad üks või mitu tühja veergu ja ridu. Seejärel uurib valitud piirkonna esimest rida, et määrata, kas see sisaldab päiseinformatsiooni või mitte.
See on koht, kus tööriistariba tööriistade sortimine võib muutuda keeruliseks - teie päis (eeldusel, et teil on see) peab vastama mõnedele üsna ranged juhised, et Excel seda päripäeva ära tunda. Näiteks kui päise reas on tühjad lahtrid, arvab Excel, et see ei ole päis. Samamoodi, kui vormiruumi päisevorming on sama mis teiste andmevahemiku ridade puhul, siis võib see seda ära tunda. Samuti, kui teie andmetabel koosneb täielikult tekstist ja teie päise rida ei sisalda midagi muud kui tekst, Excel-peaaegu kogu aeg - ei suuda päise rea ära tunda. (Rea näeb välja täpselt nagu Exceli mõni teine andmerida.)
Ainult pärast vahemiku valimist ja selle kindlaksmääramist, kas päiserea on, teeb Exceli tegeliku sortimise. Kui hea, et olete tulemustega, sõltub sellest, kas Excel sai nii vahemiku valiku kui ka päise rea määramise. Näiteks kui Excel ei arva, et teil on päise rida ja kui teete seda, siis teie päis sorteeritakse andmete kehasse; see on üldiselt halb asi.
Selleks, et näha, kas teie andmete ulatus on õigesti tuvastatud, kasutage kiirklahvi Ctrl + Shift + 8, et näha, milline Excel valib; see on see, mida sorteeritakse. Kui see ei vasta teie ootustele, peate tabelis olevate andmete iseloomu muutma või enne dialoogiboksi Sortimine kasutamist valima andmevahemiku.
Et veenduda, et pealkiri on õigesti tuvastatud, kasutage kiirklahvi Ctrl + Shift + 8, et valida andmevahemik, seejärel vaadake esimest rida. Kui teie päisel on esimeses reas valitud valitud tühjad lahtrid või esimene rida on vormindatud nagu teine rida või kui valitud on rohkem kui üks päise rida, siis eeldab Excel, et sul pole päiserea üldse. Selle parandamiseks tehke muudatused oma päise reas, et veenduda Exceli õigsuses.
Lõpuks võidakse kõik ennustused välja lülitada, kui teie andmetabel kasutab mitme rida päiseid. Excelil on raske neid mõista. Probleemi ühendate, kui ootate, et selle pealkirja lisab tühjad read; see lihtsalt ei saa seda automaatselt teha. Siiski võite lihtsalt valida kõik read, mida soovite enne sorteerimist sortida. Teisisõnu, täpsustage Exceli sorteerimiseks; ärge lubage Excelil teha eeldusi teie jaoks.
Kuupäevad ja ajad säilitatakse tekstiga
Kui kuupäeva järgi sorteerimise tulemused ei osutu ootuspäraselt, võib sortimisvõtme veerus sisalduvad andmed sisaldada kuupäeva või kellaaega pigem tekstisisest kui numbrite (kuupäevad ja kellaajad on lihtsalt vormindatud numbriandmed).
Ülalolevas pildis oli A. Petersoni rekord nimekirja allservas, kui laenuperioodi - 5. november 2014 - alusel peaks see rekord olema paigutatud A. Wilsoni rekordile, mis samuti on laenuvõtmise kuupäev 5. novembril.
Ootamatud tulemuste põhjus on see, et A. Petersoni laenamise kuupäev on salvestatud pigem teksti kui numbrina
Segatud andmed ja kiirvormingud.
Teksti- ja numbriandmeid sisaldavate kirjete kiire sorteerimismeetodi kasutamine segatakse kokku, sorteerib Excel numbrite ja tekstide andmed eraldi - sorteeritud loendi alumises osas asuvad kirjete tekstidandmed.
Excel võib sisaldada ka sorteerimise tulemuste veerupäiseid - tõlgendades neid pigem just ühe tekstiandmete rida kui andmete tabeli väljanimedena.
Sorteeri hoiatused - sorteerimise dialoogiboks
Nagu on näidatud ülaltoodud pildil, kui kasutatakse dialoogiboksi Sorteeri, isegi ühes veerus leiduvate sortide puhul kuvab Exceli sõnumi, mis hoiab teid, et see on tekstis salvestatud andmetega kokku puutunud, ja annab teile võimaluse:
Sorteeri kõike, mis näeb välja numbri kui numbri järgi
Sorteeri numbreid ja numbreid, mis on salvestatud teksti eraldi
Kui valite esimese valiku, proovib Excel selle asetada tekstiandmed õigesse asukohta.
Vali teine valik ja Excel asetab kirjeid, mis sisaldavad tekstisiseseid andmeid sortimendi tulemuste alaosas, nagu ka kiirete sortide korral.