Excelil ei ole relatsioonandmebaasi programmide, näiteks SQL Serveri ja Microsoft Accessi andmehaldusvõimalusi. Kuid see, mida ta saab teha, on lihtne või kindla faili andmebaas, mis täidab andmehaldusnõuded paljudes olukordades.
Excelis jaotatakse andmed tabeleid töölehe ridade ja veergude abil. Programmi uuematel versioonidel on tabeli funktsioon , mis võimaldab andmeid sisestada, muuta ja töödelda.
Iga üksiku andmeside või teema kohta käiv teave - näiteks osanumber või isiku aadress - salvestatakse eraldi töölehe lahtrisse ja viidatakse väljale.
Exceli andmebaasi tingimused: tabel, kirjed ja väljad
Andmebaas on organiseeritult ühe või mitme arvutis salvestatud seotud teabe kogum.
Tavaliselt on teave või andmed jaotatud tabeliteks. Lihtne või tasapinnaline failide andmebaas, näiteks Exceli, hoiab kogu teabe ühe teema kohta ühes tabelis.
Teisest küljest hõlmavad relatsioonandmebaasid mitmeid tabeleid iga tabeli kohta, mis sisaldab teavet erinevate, kuid seotud teemade kohta.
Tabelis olev teave on korraldatud nii, et see võib hõlpsasti olla:
- Uuendatud
- Sorteeritud
- Parandatud
- Täpsema info filtreerimine või otsimine
Rekordid
Andmebaasi terminoloogias säilitatakse kogu andmed või andmed ühe andmebaasi sisestatud konkreetse objekti kohta.
Excelis salvestatakse dokumendid tavaliselt töölehe ridades, kusjuures iga lahtri rida sisaldab ühte teavet või väärtust.
Väljad
Iga andmebaasis oleva info üksus - näiteks telefoninumber või tänava number - viidatakse väljale .
Excelis töötavad töölaua üksikud rakud väljadena, sest iga rakk võib sisaldada ühte infot objekti kohta.
Väljad
On äärmiselt oluline, et andmed sisestatakse organiseeritud kujul andmebaasi, nii et seda saab konkreetse teabe leidmiseks sortida või filtreerida.
Et tagada iga kirje sisestamine ühes ja samas järjekorras, lisatakse tabeli iga veeru päised. Neid veerupäiseid nimetatakse väljadena.
Excelis sisaldab tabeli ülemine rida tabeli väljanimesid. Seda rida nimetatakse tavaliselt päise rida .
Näide
Ülalolevas pildis salvestatakse kogu üliõpilase jaoks kogutud teave eraldi rida või salvestatakse tabelisse. Iga õpilane, ükskõik kui palju või kui vähe teavet kogutakse, on tabelis eraldi rida.
Iga rida ühes lahtris on väli, mis sisaldab ühte selle informatsiooni tükki. Pealkirida väliinimesed aitavad tagada, et andmed jäävad korrapäraseks, hoides samal ajal kõigi õpilaste samale veerule kogu konkreetse teema andmeid, näiteks nime või vanust.
Exceli andmetööriistad
Microsoft on lisanud hulga andmetööriistu, et oleks lihtsam töötada Exceli tabelites salvestatud andmete suure hulga andmetega ja aidata seda säilitada heas korras.
Registreerimisvormi kasutamine
Üks neist tööriistadest, mis lihtsustavad individuaalsete dokumentidega töötamist, on andmete vorm. Vormi saab kasutada kuni 32 väljast või veergu sisaldavate tabelite leidmiseks, muutmiseks, sisestamiseks või kustutamiseks.
Vaikvorming sisaldab lahtris olevas järjekorras väljanimekirju, et tagada, et kirjeid sisestatakse õigesti. Iga väljade nime kõrval on tekstiväli üksikute andmeväljade sisestamiseks või muutmiseks.
Kuigi on võimalik luua kohandatud vorme, on vaikimisi vormi loomine ja kasutamine palju lihtsam ja sageli on see kõik vajalik.
Duplicate Data Recordsi eemaldamine
Kõigi andmebaasidega levinud probleemiks on andmete vigu. Lisaks lihtsatele õigekirjavigadele või puuduvatele andmeväljadele võib andmekiplite suurenev kasvada murettekitav andmete salvestamine.
Kahe eksemplari eemaldamiseks võib kasutada ka teisi Exceli andmete tööriistu - kas täpseid või osalisi duplikaate.
Andmete sortimine
Sortimine tähendab andmete ümberkorraldamist konkreetse vara järgi, näiteks tabeli sorteerimine tähestikulises järjekorras perekonnanime järgi või kronoloogiliselt vanimast kuni noorimini.
Exceli sorteerimisvalikud hõlmavad sorteerimist ühe või mitme väljal, kohandatud sorteerimist, näiteks kuupäeva või aja järgi, ja sorteerimist ridade järgi, mis võimaldab tabelis olevaid välju ümber korraldada.