6 viisi andmete sortimiseks Excelis

See näpunäide hõlmab mitmeid Exceli andmete sorteerimise meetodeid. Spetsiifilist teavet leiate järgmistest lehtedest:

1. Sorteeri ja filtreerige või kiirklahvidega kiirelt sorteerige üksiku veeru abil
2. Sorteeri mitu veergu
3. Sorteeri kuupäevade või aja järgi
4. Sorteeri nädala, kuu või muude kohandatud loendite päeva järgi
5. Järjesta reale - järjestikused veerud

Sorteeritud andmete valimine

Enne andmete sorteerimist peab Excel teadma täpset sorteerimist, mida tavaliselt sorteeritakse, ja tavaliselt on Exceli päris hea seotud andmetega seotud valdkondade valimisel - nii kaua, kui see oli sisestatud,

1. seotud andmetega ei jäetud ühtegi tühjaid ridu ega veerge ;
2. ning seonduvate andmete alade vahel jäid tühjad read ja veerud.

Excel määrab isegi üsna täpselt, kas andmepiirkonnal on väliinimesid ja et see rida sorteeritavatest dokumentidest jäetakse välja.

Siiski võib Exceli lubamine sorteerida valikut võib olla riskantne - eriti suure hulga andmete puhul, mida on raske kontrollida.

Selleks et veenduda õigete andmete valimisel, tõste esile vahemik enne sorteerimise alustamist.

Kui sama vahemik tuleb korduvalt sorteerida, on parim viis anda sellele nimi .

01, 05

Sortimisvõtme ja sorteerimise järjekord

Sortimine nõuab sorteerimisvõtme kasutamist ja sorteerimisjärjestust.

Sortimisvõtme andmed on veerus või veergudes, mida soovite sorteerida. Seda tähistatakse veeru pealkirja või väljale. Ülalolevas pildis on võimalikud sortimisvõtmed õpilase ID, nimi , vanus , programm ja kuu alanud

Kiirel sorteerimisel piisab, et Excelile teada anda, milline sortimisvõti on.

Teksti- või arvväärtuste korral on järjekorranumbri kaks võimalust kasvav ja kahanev .

Kui kasutate lindi " Kodu" vahekaardil Sorteeri ja filtrit , muutuvad rippmenüüst sortimisjärjestuse valikud sõltuvalt valitud piirkonna andmete tüübist.

Kiire sortimine kasutades Sorteeri ja filtrit

Excelis saab kiirelt sorteerida, kasutades lindi Kodu vahekaardi Sorteeri & Filtri nuppu.

Kiire sorteerimise toimingud on järgmised:

1. Klõpsake sortimisvõtme veerus olevat lahtrit
2. Vajadusel klõpsake lindi kohal asuvat sakki
3. Sortimisvalikute rippmenüü avamiseks klõpsake nuppu Sorteeri & Filtreeri
4. Klikkige ühel kahest võimalusest, et sortida kas kasvavas või kahanevas järjekorras
5. Veenduge, et andmed oleksid õigesti sorteeritud

Andmete järjestamine, kasutades nooleklahve "Kiirklahvid"

Exceli andmete sorteerimiseks pole kiirklahvide kombinatsiooni.

Võimalik on kasutada kuuma võtmeid, mis võimaldavad hiirekursori asemel kasutada klahvivajutusi, et valida samu valikuid, mis on lindi kohal asuvas ülal toodud.

• Klaviatuuri kasutamine lindi valikute kasutamiseks algab alati Alt- klahviga.

Sorteerida kasvatatavas järjekorras, kasutades hotkeysi

1. Klõpsake sorteerimisvõtme veeru lahtris
2. Vajutage klaviatuuril järgmised klahvid:
3. Alt HSS
4. Andmete tabel peaks olema valitud veeru järgi sortimiseks A kuni Z / väikseim kuni suurim

Kuumad võtmed on järgmised:
"Alt" klahv> vahekaart "Kodu"> grupi "redigeerimine"> "Sorteeri ja filtri" menüü> valik "Sorteeri kõige väiksema ja suurima".

Sorteerida kahanevas järjekorras, kasutades hotkeys

Kuumade klahvide järjestamiseks järjestamiseks kahanevas järjekorras samad, mis ülaltoodud järjestuses loetletud, välja arvatud järgmised:

Alt HSO

Kuumad võtmed on järgmised:
"Alt" klahv> sakk "Avaleht"> grupi "redigeerimine"> "Sorteeri ja filtri" menüü> valik "Sorteeri suurimast kuni väikseima".

02 of 05

Sorteeri Exceli andmete mitmesse veergu

Lisaks kiire andmetele, mis põhineb ühel andmete veerul, võimaldab Exceli kohandatud sortimisfunktsioon mitmesuguseid võtmeid määratleda mitmel veerul.

Mitmeveerulistel sortidel on sortimisvõtmed identifitseeritud, valides dialoogiboksis Sorteeri veeru pealkirjad.

Nagu ka kiire sorteerimise korral, määratakse sortimisvõtmed kindlaks veergude pealkirjade või väljade nimede abil sortimisvõtme tabelis.

Sorteeri mitmel veerul näide

Ülaltoodud näites järgiti järgmisi samme andmete sortimiseks vahemikus H2 kuni L12 kahel andmete veerul - kõigepealt nime järgi ja seejärel vanuse järgi.

1. Tõstke esile sorteeritud lahtrite valikut
2. Klõpsake lindi Kodu vahekaardil.
3. Rippmenüü avamiseks klõpsake rippmenüüst ikooni Sorteeri ja filtri .
4. Klõpsake rippmenüüst Custom Sort , et avada dialoogiboks Sorteerimine
5. Dialoogiboksis veeru päis valige ripploendist Name nime , et andmed sorteerida esmalt veeru Nimi abil
6. Parameeter Sorteerimine jääb väärtuseks Valikud - kuna sorteerimine põhineb tabelis olevatel tegelikel andmetel
7. Sorteerimise pealkirja all vali ripploendist valik Z-A , et sortida Nime andmed kahanevas järjestuses
8. Dialoogiboksi ülaosas klõpsake teise valiku lisamiseks nuppu Lisa tase
9. Teise sortimise võtme jaoks veergu pealkirja all vali ripploendist vanus , et sorteerida duplikaatnimekirjas olevaid kirjeid veeru "Vanus" abil
10. Sorteerimise järjekorra pealkirja all vali ripploendist valik " Suurim ja väikseim" , et vanuseandmeid sortida kahanevas järjestuses
11. Dialoogiboksi sulgemiseks klõpsake dialoogiboksis OK ja sorteeri andmeid

Teise tüübi võtme määratlemise tulemusena näitasid ülaltoodud näitena nime väljad identsetest väärtustest järjestatud vanuseväljale, mille tulemusena oli õpilane A. Wilson, kes oli enne 21. eluaastat 19. aasta teise A. Wilsoni rekord.

Esimene rida: veeru pealkirjad või andmed?

Eespool toodud näites sorteerimiseks valitud andmete ulatus hõlmas veeru pealkirju esimese andmeerea kohal.

Excel tuvastas, et see rida sisaldas andmeid, mis erinevad järgmiste ridade andmetel, nii et eeldati, et esimene rida on veeru pealkirjad ja kohandatud dialoogiboksis Sorteeri saadaval olevaid valikuid nende lisamiseks.

Üks kriteerium, mida Exceli kasutab selleks, et määrata, kas esimene rida sisaldab veergude pealkirju, on vormindamine. Eespool toodud näites on esimese rea tekst erinev font ja ülejäänud rea andmete andmed on erinevad. See on samuti eraldatud allpool asuvatest ridadest paksu piiriga.

Excel kasutab sellist erinevust, määrates kindlaks, kas esimene rida on rubriigi rida, ja see on õige, aga see ei ole ekslik. Kui see teeb viga, on dialoogiboks Sorteeri märkeruut - Minu andmed on päised - mida saab kasutada selle automaatse valiku tühistamiseks.

Kui esimene rida ei sisalda rubriike, kasutab Excel dialoogiboksi Sorteerimisvaliku Veerg dialoogis veergu - näiteks veerg D või veerg E - valikuid.

03 of 05

Sorteeri andmeid Exceli kuupäeva või kellaaja järgi

Tekstiandmete sorteerimisel tähestikulises järjekorras või suurima või väikseima numbri järgi on Exceli sortimisvalikud ka kuupäeva väärtuste sortimine.

Kuupäevad on saadaval järgmiste sortide järgi:

• Kasvav järjekord - vanim kuni uusim
• Kahanev järjestus - uusim kuni vanim

Kiire sortimine vs sorteerimise dialoog

Kuna kuupäevad ja kellaajad on lihtsalt vormindatud numbrite andmed, võib ühekordse veeru sortide puhul (näiteks ülaloleval pildil näidatud näites laenatud kuupäev) kasutada edukaks kiire sortimise meetodit.

Erinevatel kuupäevadel või kellaaegadel olevate veergude puhul tuleb kasutada dialoogiboksi Sorteeri - sama, kui mitmete arvude või tekstisisendite veergude sorteerimisel.

Sorteeri kuupäeva järgi

Et täita kiirelt sorteerida kuupäeva järgi kasvavas järjekorras - vanim ja uusim - ülaltoodud näites, sammud oleksid järgmised:

1. Tõstke esile sorteeritud lahtrite valikut
2. Klõpsake lindi Kodu vahekaardil
3. Rippmenüü avamiseks klõpsake lindil asuvat ikooni Sorteeri ja filtri
4. Klõpsake loendis Sorteeri vanim - uusim valik, et andmeid sortida üha kasvavas järjekorras
5. Salvestatud andmed tuleb sortida kõige vanemate kuupäevade järgi tabeli ülaosas asuvas laenatud lahtris

Kuupäevad ja ajad säilitatakse tekstiga

Kui kuupäeva järgi sorteerimise tulemused ei osutu ootuspäraselt, võib sortimisvõtme veerus sisalduvad andmed sisaldada kuupäeva või kellaaega pigem tekstisisest kui numbrite (kuupäevad ja kellaajad on lihtsalt vormindatud numbriandmed).

Ülalolevas pildis oli A. Petersoni rekord nimekirja allservas, kui laenuperioodi - 5. november 2014 - alusel peaks see rekord olema paigutatud A. Wilsoni rekordile, mis samuti on laenuvõtmise kuupäev 5. novembril.

Ootamatud tulemuste põhjus on see, et A. Petersoni laenamise kuupäev on salvestatud pigem teksti kui numbrina

Segatud andmed ja kiirvormingud

Kui kiirvaliku meetodit kasutatakse, kui teksti ja numbrite andmeid sisaldav kirje on segatud kokku, sorteerib Excel numbrite ja tekstide andmed eraldi - sorteeritud loendi allservas asuvad kirjete tekstiandmed.

Excel võib sisaldada ka sorteerimise tulemuste veerupäiseid - tõlgendades neid pigem just ühe tekstiandmete rida kui andmete tabeli väljanimedena.

Sorteeri hoiatused - sorteerimise dialoogiboks

Nagu on näidatud ülaltoodud pildil, kui kasutatakse dialoogiboksi Sorteeri , isegi ühes veerus leiduvate sortide puhul kuvab Exceli sõnumi, mis hoiab teid, et see on tekstis salvestatud andmetega kokku puutunud, ja annab teile võimaluse:

• Sorteeri kõike, mis näeb välja numbri kui numbri järgi
• Sorteeri numbreid ja numbreid, mis on salvestatud teksti eraldi

Kui valite esimese valiku, proovib Excel selle asetada tekstiandmed õigesse asukohta.

Vali teine ​​valik ja Excel asetab kirjeid, mis sisaldavad tekstisiseseid andmeid sortimendi tulemuste alaosas, nagu ka kiirete sortide korral.

04 05

Andmete sorteerimine nädala päevade või kuude kaupa Excelis

Sorteeri nädala päevade või aastate kaupa, kasutades sama sisseehitatud kohandatud loendit, mida Exceli kasutab päevade või kuude lisamiseks töölehele täitekäepideme abil .

Need loendid võimaldavad sortida päevade või kuude kaupa pigem kronoloogiliselt kui tähestikulises järjekorras.

Eespool toodud näites on andmed sorteeritud selle kuu järgi, mil õpilased käivitasid oma veebiprogrammi.

Nagu teiste sortimisvalikute puhul, saab kohandatud loendi väärtuste sorteerimist kuvada kasvas (pühapäevast laupäevani / jaanuarist detsembrini) või kahanevas järjestuses (laupäevast pühapäevani / detsembrist jaanuarini).

Ülalolevas pildis järgiti järgmisi samme andmete valimi sortimiseks vahemikus H2 kuni L12 aasta kuude kaupa:

1. Tõstke esile sorteeritud lahtrite valikut
2. Klõpsake lindi Kodu vahekaardil.
3. Rippmenüü avamiseks klõpsake rippmenüüst ikooni Sorteeri ja filtri .
4. Klõpsake rippmenüüst Custom Sort , et avada dialoogiboks Sorteerimine
5. Dialoogiboksis veeru päis valige ripploendist valik Kuu alustamiseks andmete sorteerimiseks aastateks
6. Parameeter Sorteerimine jääb väärtuseks Valikud - kuna sorteerimine põhineb tabelis olevatel tegelikel andmetel
7. Sorteerimise pealkirja all klõpsake rippmenüü avamiseks vaikimisi A-Z vajutust kõrval olevat nooleklahvi
8. Dialoogiboksi Custom Lists avamiseks valige menüüst Custom List
9. Dialoogiboksis vasakpoolses aknas klõpsake loendis üks kord: jaanuar, veebruar, märts, aprill ... selle valimiseks

10. Klõpsake valiku kinnitamiseks OK ja naaske dialoogiboksi Sorteeri

11. Valitud nimekiri - jaanuar, veebruar, märts, aprill - kuvatakse Tellimuse pealkirja all

12. Klõpsake dialoogiboksi sulgemiseks nuppu OK ja sorteeri andmeid aastate kaupa

Märkus : kohandatud loendid kuvatakse vaikimisi dialoogiboksis Custom Lists ainult suurendatud järjekorras. Andmete sortimine kahanevas järjekorras, kasutades kohandatud loendit pärast soovitud loendi valimist, nii et see kuvatakse dialoogiboksi Sorteerimine pealkirja Tellimine all:

1. Klikkige rippmenüü avamiseks kuvatud loendi kõrval oleval allanoolel - näiteks jaanuar, veebruar, märts, aprill ...
2. Valige menüüs kohandatud loendi valik, mis kuvatakse kahanevas järjestuses - näiteks detsembris, novembris, oktoobris, septembris ...

3. Klõpsake dialoogiboksi sulgemiseks nuppu OK ja sorteeri andmeid kahanevas järjestuses, kasutades kohandatud loendit

05 05

Sorteeri ridade kaupa, et järjestada veerud Excelis

Nagu on näidatud eelmise sortimisvalikutega, sorteeritakse andmed tavaliselt veeru pealkirjade või välja nimedega ning tulemuseks on kogu rea või andmete registrite järjestamine.

Excelis vähem tuntud ja seega vähem kasutatav sortimisvalik on sorteerida rida, mille tulemuseks on töölehe vasakule paremale järjestamise järjekord

Üks rida sorteerimise põhjus on samaväärne veeru järjekord erinevate andmete tabelitega. Kui samba vasakult paremale järjekorra veergud on lihtsam võrrelda andmeid või kopeerida ja teisaldada andmeid tabelite vahel.

Veeru järjekorra kohandamine

Siiski saab väga harva korrektses veerus korrektne otsene ülesanne tänu väärtuste ülenevate ja kahanevate sortimisjärjekorra valikute piirangutele.

Tavaliselt on vaja kasutada kohandatud sorteerimisjärjestust ja Excel sisaldab valikuid sorteerimiseks kas lahtri või fondi värvi või tingimusliku vormindamise ikoonide abil .

Need valikud, nagu on kirjeldatud selle lehe allosas, on endiselt üsna töömahukad ja mitte nii lihtne kasutada.

Tõenäoliselt on kõige lihtsam viis, kuidas Exceli veergude järjekorda nimetada, lisada andmevälja tabeli paremal või alal olev rida, mis sisaldab numbreid 1, 2, 3, 4 ..., mis näitavad veergude järjekorra vasakule paremale.

Sorteerimine ridade kaupa muutub lihtsaks, et ridade arvu, mis on väikseimad kuni suurimad, sorteeritakse.

Kui sortimine on lõpetatud, saab uut numbrite rida lihtsalt kustutada .

Sorteeri ridade näitel

Selles seerias Exceli sortimisvalikute seerias kasutatud andmete valimina on õpilase ID veerg alati vasakul esimene, millele järgneb nimi ja seejärel vanus .

Sel juhul, nagu ülaltoodud kujutisel näidatud, on veerud ümber järjestatud, nii et programmi veerg vastab vasakule, millele järgneb Kuu algus , Nimi jne

Kolmanda järjekorra muutmiseks kasutati järgmisi samme, nagu eespool näidatud:

1. Lisage väljadest koosneva rea kohal tühi rida
2. Selle uue rea sisestamiseks sisestage järgmised numbrid vasakule paremale
   kolonn H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Tõstke esile valikut H2 kuni L13
4. Klõpsake lindi Kodu vahekaardil.
5. Rippmenüü avamiseks klõpsake rippmenüüst ikooni Sorteeri ja filtri .
6. Klõpsake rippmenüüst Custom Sort , et avada dialoogiboks Sorteerimine
7. Dialoogiboksi ülaosas klõpsake dialoogiboksi Sortimisvalikud avamiseks Valikud
8. Selle teise dialoogi jaotises Orientatsioon klõpsake töölehel vasakule paremale asetsevate veergude järjestuse sortimiseks vasakult paremale.
9. Selle dialoogiboksi sulgemiseks klõpsake nuppu OK
10. Kui Orienteerumine muutub, muutub dialoogiboksis Sorteerimine veeru päis Rida
11. Rida pealkirja all valige järjestada rida 2 - rida, mis sisaldab kohandatud numbreid
12. Valiku Sorteerimine valimisel on määratud väärtused
13. Sorteerimise pealkirja all vali ripploendist valik " Väikseim ja suurim" , et järjestada numbrid rida 2 kasvavas järjekorras
14. Klõpsake dialoogiboksi sulgemiseks OK ja sorteerige veerud vasakule paremale numbritega reas 2
15. Veergude järjekord peaks algama programmiga, millele järgneb Kuu algus , Nimi jne

Kasutades Exceli kohandatud sorteerimisvalikuid veeru ümberkorraldamiseks

Nagu eespool mainitud, kuid Exceli koostamise ajal dialoogiboksis Sorteeri on saadaval kohandatud sorte, pole neid valikuid lihtne kasutada töölehe veerge ümberjärjestamiseks.

Dialoogiboksis Sorteerimine saadavalolevate kohandatud sorteerimisjärjestuste loomise valikud on andmete sortimiseks järgmised:

• rakkude värv
• fondi värv
• ikoon

Ja kui mõnel veerul pole juba kasutatud unikaalset vormingut - näiteks erinevat fonti või raku värvi, tuleb seda vormingut lisada rea ​​järjekorda paigutatud veeru sama rea ​​üksikutele lahtritele.

Näiteks kasutada fondi värvi selleks, et järjestada ülaltoodud pildi veerud

1. Klõpsake iga väljale nime ja muutke iga fondi värvi - näiteks punane, roheline, sinine jne
2. Dialoogiboksis Sorteerimine määrake Fontide värvi suvand Sorteeri
3. Jaotises Telli käsitsi määrake väliinimede värvide järjekord, et see vastaks soovitud veerukorraldusele
4. Pärast sorteerimist lähtestage iga väljanime jaoks fondi värv