Üksikasjalikud juhised andmete sisestamiseks
Excel'i sisseehitatud andmesisestusvormi kasutamine on kiire ja lihtne viis andmete sisestamiseks Exceli andmebaasi .
Vormi kasutamine võimaldab teil:
- käivitage uus andmebaaside tabel või lisage olemasolevad üksused
- sirvige andmete salvestusi korraga
- otsida spetsiifilist teavet sisaldavaid dokumente
- vajadusel muutke või kustutage üksikuid kirjeid
Andmete sisestamise vormi ikooni lisamine kiire juurdepääsu tööriistaribale
Andmete sisestamise vorm on üks Exceli sisseehitatud andmetööriistadest. Selle kasutamiseks peate vaid lisama oma andmebaasi veergude pealkirjad, klõpsake vormi ikoonil ja Excel teeb ülejäänud osa.
Kuid asjad on keerukamad, kuna alates Excel 2007 on Microsoft otsustanud mitte lindi vormikooni lisada.
Andmekirje kasutamise esimene samm on Quick Accessi tööriistariba vormi ikooni lisamine, et saaksime seda kasutada.
See on ühekordne operatsioon. Kui see on lisatud, on vormi ikoon Quick Accessi tööriistaribal saadaval.
Andmenõude vormi nupu leidmine
Kiire juurdepääsu tööriistariba kasutatakse Exceli sageli kasutatavate funktsioonide otseteede salvestamiseks. Samuti saate lisada Exceli funktsioonide otseteid, mis pole lindil saadaval.
Üks neist funktsioonidest on andmesisestusvorm.
Andmevorm on kiire ja lihtne viis andmete lisamiseks Exceli andmebaasi tabelisse.
Mõnel põhjusel aga Microsoft otsustas mitte lisada vormi ühele lindi vahekaardilt, alustades Excel 2007-st.
Allpool on sammud, mis näitavad, kuidas Kiiretööriistaribale vormiikooni lisada.
Andmevormi lisamine kiire juurdepääsu tööriistaribale
- Avatud rippmenüü avamiseks klikkige kiirvälgu tööriistariba lõpus oleval allanoolel.
- Klõpsake loendist käsku Rohkem käsureid , et avada dialoogiboksi Kiirtööriistariba kohandamine.
- Rippmenüü avamiseks klõpsake käsul Vali käskude lõpus olev nooleklahv.
- Valige loendist kõik käsud , et näha kõiki vasakpoolses paanis Excel 2007-s saadaval olevaid käske.
- Selle käsu vormi leidmiseks sirvige seda tähestikulist loendit.
- Klõpsake käsureale paneelil Add nuppu, et lisada Quick Accessi tööriistaribale vormikäsk.
- Klõpsake nuppu OK .
Vormi nuppu tuleks nüüd lisada Quick Accessi tööriistaribale.
Andmebaasiiväljade nimede lisamine
Nagu varem mainitud, on kõik, mida peame Exceli andmekirje kasutamise vormis kasutama, on anda meie andmebaasis veeru pealkirjad või väljad.
Lihtsaim viis vormiväljade nimede lisamiseks on sisestada need oma töölehe rakkudesse . Võimalik lisada vormis kuni 32 väliinime.
Lahtritesse A1 kuni E1 sisestage järgmised pealkirjad:
Õpilase ID
Perekonnanimi
Esialgne
Vanus
Programm
Andmenõude vormi avamine
Andmenõude vormi avamine
- Klõpsake lahtris A2, et see oleks aktiivne lahter .
- Klõpsake vormiikoonil, mis lisati Quick Accessi tööriistaribale leheküljel 2.
- Vormi ikooni klõpsates avaneb Exceli sõnumikast, mis sisaldab mitmeid võimalusi, mis on seotud vormi pealkirjade lisamisega.
- Kuna oleme juba kirjutanud väli nimed, mida soovime kasutada pealkirjadena, peame vaid tegema, et sõnumikast klõpsata nupul OK .
- Kõik väljadel olev vorm peaks ilmuma ekraanile.
Andmefailide lisamine vormiga
Andmefailide lisamine vormiga
Kui andmeliinid on lisatud andmebaasi sisestatud vormi juurde, on lihtsalt küsimus, et sisestada vormiväljadesse andmed õiges järjekorras.
Näide Records
Lisage andmebaasi järgmised kirjed, sisestades andmed õigete rubriikide kõrval olevatele väljadele. Klõpsake nupul Uus pärast esimese kirje sisestamist, et kustutada teise loendi väljad.
StudentID : SA267-567
Perekonnanimi : Jones
Esialgne : B.
Vanus : 21
Programm : Keeled
ÕpilaneID: SA267-211
Perekonnanimi : Williams
Algne : J.
Vanus : 19
Programm : Teadus
Näpunäide. Andmete sisestamisel, mis on väga sarnased, näiteks õpilase ID-numbrid (ainult numbrid pärast kriipsu on erinevad), kopeerige ja kleepige, et kiirendada ja lihtsustada andmete sisestamist.
Ülejäänud kirjete lisamiseks juhendaja andmebaasi kasutage vormi, et sisestada ülejäänud ülaltoodud pildiandmed lahtritesse A4 kuni E11.
Andmefailide lisamine vormiga (con't)
Ülejäänud kirjete lisamiseks juhendaja andmebaasi kasutage vormi, et sisestada ülejäänud pildi kohta leitud andmed lahtritesse A4 kuni E11.
Vormi andmetööriistade kasutamine
Andmebaasi suur probleem on andmete säilitamise usaldusväärsus, kui fail suureneb. See nõuab:
- andmete vigade parandamine või individuaalsete dokumentide ajakohastamine.
- vananenud või dubleerivate dokumentide kustutamine.
Andmesisestusvorm sisaldab paremas servas mitu tööriista, mis muudab andmebaaside kohta hõlpsalt registrite leidmise ja parandamise või kustutamise.
Need tööriistad on:
- Nupud Leia eelmine ja Järgmine otsimine - need võimaldavad sirvida andmebaasi edasi ja tagasi läbi ühe rea korraga.
- Kustuta nupp - seda kasutatakse andmete salvestamiseks andmebaasist.
- Taasta nupp - seda nuppu saab muuta toimetatavale rekordile muudatuste tühistamiseks. Mõnikord tehame rekordile valesid muudatusi või muudame isegi valet kirja üldse. Kui nii, siis saab nende muudatuste tühistamiseks kasutada taastamise nuppu.
- Märkus: nupp Restore töötab ainult siis, kui vormis on kirje. Kui jõuate mõne teise kirje juurde või sulgege vorm, siis taaste nupp muutub mitteaktiivseks.
- Kriteeriumide nupp võimaldab teil andmebaasi otsida konkreetsete kriteeriumide järgi, näiteks nimi, vanus või programm. Näide nupu Criteria kasutamise kohta on lisatud juhendaja järgmisesse sammu.
Üksainus väljanime kasutavate dokumentide otsimine
Kriteeriumide nupp võimaldab teil andmebaasi otsida ühe või mitme väljanimega, nagu nimi, vanus või programm, kasutades andmeid.
Üksainus väljanime kasutavate dokumentide otsimine
- Klõpsake vormingus nupul Kriteeriumid .
- Klikkides nupul Kriteeriumid, kustutatakse kõik vormiväljad, kuid ei kustuta andmebaasi andmeid.
- Klõpsake väljale Program (Program) ja tippige Arts (Kunst), sest tahame otsida kõiki ülikooli kunstiprogrammis osalevaid üliõpilasi.
- Klõpsake nuppu Leia järgmine . H. Thompsoni rekord peaks ilmuma kujul, nagu ta on kunstiprogrammis osalenud.
- Klõpsake nuppu Leia järgmine , teine ja kolmas kord ning J. Graham ja W. Hendersoni kirjed peaksid ilmuma üksteise järel, kuna nad on ka kunstiprogrammis osalenud.
Selle õpetuse järgmine samm sisaldab mitmesuguseid kriteeriume järgivate dokumentide otsimise näiteid.
Mitme väljanägemisega salvestiste otsimine
Selles näites otsime kõiki õpilasi, kes on 18-aastased ja kes on kolledži kunstiprogrammis osalenud. Vormil tuleb kuvada ainult need mõlemaid kriteeriume vastavad dokumendid.
- Klõpsake vormingus nupul Kriteeriumid .
- Klõpsake vanusevälja ja tippige 18.
- Klõpsake väljale Program ja klikkige käskkirjas Arts.
- Klõpsake nuppu Leia järgmine . H. Thompsoni rekord peaks ilmuma kujul, kuna ta on nii 18-aastane kui ka kunstiprogramm.
- Klõpsake nuppu Leia järgmine kord ja J. Grahami rekord peaks ilmuma, kuna ka ta on nii 18-aastane kui ka kunstiprogramm.
- Klõpsake kolmandat korda nuppu Otsi järgmine ja J. Grahami rekord peaks siiski olema nähtav, kuna ühtegi teist kriteeriumi ei vasta ükski teine kirje.
Selles näites ei tohiks W. Hendersoni rekordit kuvada, sest kuigi ta on kunstiprogrammis osalenud, pole ta 18-aastane, nii et ta ei vasta mõlemale otsingukriteeriumile.