Sirvige kontakte, kogusid ja muid andmeid Exceli andmebaasiga
Mõnikord peame jälgima teavet ja selle jaoks on hea koht Exceli andmebaasi failis. Ükskõik, kas see on isiklik telefoninumbrite nimekiri, organisatsiooni või meeskonna liikmete kontaktnimekiri või müntide, kaartide või raamatute kogum, Exceli andmebaasi fail võimaldab hõlpsalt sisestada, salvestada ja leida konkreetset teavet.
Microsoft Excel on loonud selle tööriistad, mis aitavad teil andmeid jälgida ja täpset teavet, kui soovite. Samuti võib Exceli arvutustabel koos sadade veergude ja tuhandete ridadega sisaldada tohutut hulka andmeid .
Andmete sisestamine
Exceli andmebaasi andmete säilitamise põhivorming on tabel.
Kui tabel on loodud, saab konkreetse teabe leidmiseks kasutada Exceli andmete tööriistu, et otsida, sorteerida ja filtreerida andmebaasi kuuluvaid andmeid.
Selle õpetuse järgimiseks sisestage andmed, nagu see on näidatud ülaltoodud pildil.
Sisestage õpilase ID kiiresti:
- Tippige kaks esimest ID-d - ST348-245 ja ST348-246 vastavalt rakkudele A5 ja A6 .
- Tõstke esile kaks ID-d, et neid valida.
- Klõpsake täitehalli ja lohista see lahtrisse A13 .
- Ülejäänud Õpilase ID tuleks õigesti sisestada rakkudesse A6 kuni A13.
Andmete sisestamine õigesti
Andmete sisestamisel on oluline tagada, et see oleks õigesti sisestatud. Arvutustabeli pealkirja ja veeru pealkirjade vaheline rida 2, välja arvatud rida, ei jäta andmete sisestamisel ühtegi tühja rida. Samuti veenduge, et te ei jäta tühjaid lahtreid.
Andmete vead , mille põhjuseks on valeandmete sisestamine, on palju andmetöötlusega seotud probleemide allikaks. Kui andmed alguses on sisestatud korrektselt, pakub programm tõenäolisemalt soovitud tulemusi tagasi.
Ridad on rekordid
Iga andmebaaside rida on tuntud rekordina . Dokumentide sisestamisel järgige neid juhiseid silmas pidades.
- Puudutage loendis olevasse tabelisse tühje ridu. See hõlmab EI jäta veergude pealkirjade ja esimese andmevooru vahele tühja rida.
- Rekord võib sisaldada andmeid ainult ühe konkreetse kirje kohta.
- Rekord peab sisaldama ka kõiki selle elemendi andmebaasis olevaid andmeid. Üksust ei saa rohkem kui ühe reana kohta teavet saada.
Veerud on väljad
Kuigi Exceli andmebaasis olevaid ridu nimetatakse dokumentideks, nimetatakse veerge väljadeks . Igal veerul on pealkiri, et identifitseerida seda sisaldavad andmed. Neid päiseid nimetatakse väljanimedeks.
- Väljade nimed on kasutusel tagamaks, et iga kirje andmed sisestatakse samas järjekorras.
- Veenduge, et kõik veerus olevad andmed sisestatakse sama vorminguga. Kui alustate numbrite sisestamist numbritega (näiteks 10 või 20), hoidke seda üles. Ärge muutke osa teed läbi ja alustage numbrite sisestamist sõnadena (näiteks kümme või kakskümmend). Olge järjekindel.
- Ärge jätke lahtrisse tühikuid.
Tabeli loomine
Kui andmed on sisestatud, saab selle teisendada tabelisse . Selleks:
- Tõstke töölehel esile tööriistad A3 kuni E13 .
- Klõpsake vahekaarti Kodu .
- Rippmenüü avamiseks klõpsake rippmenüüs valikul Formaat kui tabel .
- Valige dialoogiboks Format as Table (tabel Formaat kui tabel), et valida sinisest tabelist Style Medium 9 .
- Kui dialoogiboks on avatud, peavad töölehe lahtrid A3 kuni E13 olema ümbritsevad marsivad sipelgad.
- Kui marsivad linnud ümbritsevad õiget lahtrite ulatust, klõpsake dialoogiboksis Vormida tabelina OK.
- Kui marsivad linnud ei ümbritse õiget lahtrite vahemikku, tõstke esile töölaual õige vahemik ja seejärel klõpsake dialoogiboksis Vormida tabelina OK.
- Tabelis peaks iga väljalimiendi kõrval olema rippmenüünurk ja tabeli read tuleks vormindada vahelduva valguse ja tumesinisega.
Andmebaasi tööriistade kasutamine
Kui olete andmebaasi loonud, saate andmete sortimiseks või filtreerimiseks kasutada iga nime kõrval asuvaid rippmenüüst all olevaid tööriistu.
Andmete sortimine
- Klõpsake rippmenüü väljanäidise nime kõrval.
- Andmebaasi järjestamiseks tähestikulises järjekorras klõpsake valikut Sorteeri A kuni Z.
- Kui sorteeritud, peaks Graham J. olema esimene tabelit ja Wilson. R peaks olema viimane.
Andmete filtreerimine
- Klõpsake programmi väljale nime kõrval oleval rippnoolel.
- Kõigi märkeruudude kustutamiseks klõpsake valiku " Vali kõik" kõrval olevat märkeruutu.
- Klõpsake kasti kõrval oleval märkeruudul kõrval asuvat märkeruudu.
- Klõpsake nuppu OK .
- Ainult kaks õpilast - G. Thompson ja F. Smith - peaksid olema nähtavad, kuna need on ainult kaks äriprogrammi.
- Kõigi kirjete kuvamiseks klõpsake programmi väljale nime kõrval olevat rippmenüüd.
- Klikkige valikul "Program" valikust Clear Filter .
Andmebaasi laiendamine
Lisateabe lisamiseks oma andmebaasi:
- Asetage hiirekursor tabeli alumises paremas nurgas väikesele punktile.
- Hiirekursor muutub kahesuunaliseks nooliks.
- Kui see juhtub, klõpsa hiire parema nupuga ja hoidke seda all ja lohistage kursorit allapoole, et lisada andmebaasi põhjale tühja rida.
- Lisage sellele uuele reale järgmised andmed:
Cell - Data
A14 - ST348-255
B14 - Christopher
C14 - A.
D14 - 22
E14 - Teadus
Andmebaasi vormindamise lõpuleviimine
- Tõstke esile töölaual A1 kuni E1 .
- Klõpsake vahekaarti Kodu .
- Pealkirja keskendamiseks klõpsake lindi ühendamise ja keskuse valikul.
- Värviruumi avanemisnimekirja avamiseks klõpsake lindil täitevärvi (näeb välja nagu värvikook).
- Valige loendist sinine, akent 1 , et muuta tausta värvi lahtrites A1-E1 tumesinine.
- Fontide värvi rippmenüü avamiseks klõpsake vormindamise tööriistariba ikoonil Fontide värv (suurtähel "A").
- Vali valge nimekirjast, et muuta teksti värvi lahtrites A1-E1 valgeks.
- Esiletõstetud töölaual A2-E2 .
- Klõpsake lindi värvitoonil, et avada täitevärvi rippmenüü.
- Valige loendist valgusti Blue, Accent 1, Lightighter 80 , et muuta taustvalgust lahtrites A2 - E2 helesinine.
- Töölehel esiletõstetud lahtrid A4 - E14 .
- Klõpsake lindi keskpunkti valikul, et viia joonist A14 kuni E14 tekst joondada.
- Selles punktis, kui olete järginud kõiki selle juhendaja kõiki samme, peaks teie arvutustabel sarnanema käesoleva juhendaja 1. sammul kujutatud tabeliga.
Andmebaasi funktsioonid
Süntaks : Dfunktsioon (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Kui D- funktsioon on üks järgmistest:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tüüp : andmebaas
Andmebaasfunktsioonid on eriti kasulikud, kui Google'i arvutustabelit kasutatakse struktureeritud andmete (nt andmebaas) säilitamiseks. Iga andmebaasi funktsiooni Dfunktsioon arvutab vastava funktsiooni andmebaasi tabelis käsitletud lahtrivahemike alamhulgast. Andmebaasi funktsioonid võtavad vastu kolm argumenti:
- Database_arr on massiivi ekspressi abil loodud vahemik, manustatud massiiv või massiiv, mis on struktureeritud nii, et iga rida pärast rida 1 on andmebaasi kirje ja iga veerg on andmebaasi väli. Rida 1 sisaldab iga valdkonna silte.
- Field_str | num näitab, milline veerg (väli) sisaldab keskmistatud väärtusi. Seda saab väljendada kas väljanime (tekstivöörina) või veeru numbriga, kus vasakpoolsemat veergu tähistatakse kui 1.
- Criteria_arr on vahemiku, manustatud massiiv või massiiv, mis on genereeritud massiivi ekspressi abil, mis on struktureeritud selliselt, et esimene rida sisaldab väljanumbrit, millele kriteerium (kriteeriumid) rakendatakse, ja järgnevad read sisaldavad tingimuslikke katseid .
Kriteeriumide esimene rida määrab välja nimesid. Kõigi kriteeriumide rida kujutab endast filtrit, mis on vastavate väljade piirangute kogum. Piiranguid kirjeldatakse kasutades näitena Query-by-näide ja see võib sisaldada väärtust, mis vastab või võrdlusperioodi operaatorile, millele järgneb võrdlusväärtus. Piirangute näideteks on: "šokolaad", "42", "> = 42", "<> 42". Tühi raport tähendab vastava väljale vastavat piirangut.
Filter vastab andmebaasi reale, kui kõik filtri piirangud (filtri reas piirangud) on täidetud. Andmebaasi rida (kirje) vastab kriteeriumitele siis ja ainult juhul, kui see vastab vähemalt ühele filtrile. Kriteeriumide vahemikus võib välja näidata mitut piirangut (nt temperatuur> = 65 ja temperatuur <= 82).
DGET on ainus andmebaasi funktsioon, mis ei koonda väärtusi. DGET tagastab teises argumbris (sarnaselt VLOOKUP'ile) määratud väli väärtus ainult siis, kui täpselt üks rekord vastab kriteeriumitele; muidu tagastab see viga, mis näitab, et pole ühtegi vastet või mitut vastet