Kuidas faile inimestega turvaliselt jagada
Microsoft'i hostitud pilvupõhine teenus SharePoint Online on osa Office 365-plaanist või seda võib saada kui SharePoint Serveri lisandmooduli. Põhiline huvi uute ja täiustatud SharePoint Online teenuste järele on interaktiivsete vestluste parandamine veebis ning dokumentide jagamise hõlbustamine ja turvalisus minna.
Kui olete juba SharePoint Online'i kasutaja, võite oodata täiendatud teenuseid. SharePoint Online hõlmab nüüd mobiiltelefonide ja tahvelarvutite kasutamist ning sujuvaid sotsiaalseid kogemusi. Office 365 hulka kuulub ka OneDrive for Business, OneDrive'i professionaalne versioon pilve ladustamiseks dokumentide salvestamiseks, mis võimaldab teil sünkroonida oma arvutis või ettevõtte serveris salvestatud failidega.
Õiguste ja kasutajate grupeeringute korraldamine
SharePoint Online'i dokumentide jagamise õigused on kõige paremini kooskõlas soovitud kasutaja juurdepääsuga. SharePoint Online'i õiguste tase sisaldab järgmist:
- Külastajaid - brauseris dokumentide vaatamine
- Liikmed - dokumente redigeerige või aitavad kaasa
- Omanikud - omama SharePoint Online'i saidi täielikku kontrolli
Dokumentide allalaadimise külastajad peavad lubasid sisaldama lugeja juurdepääsu.
Uute gruppide nimede loomine konkreetse kasutajarühma või meeskonnatöö loomiseks . Näited on "saidi disainerid", "autorid" ja "kliendid".
Dokumentide jagamine väljaspool teie organisatsiooni
Välised kasutajad on tavaliselt tarnijad, konsultandid ja kliendid, kellega soovite aeg-ajalt dokumentidega jagada.
SharePoint Online'i omanikud, kellel on täielik juhtimisluba, saavad dokumentidega jagada väliseid kasutajaid. Välistele kasutajatele võib lisada külastajate või kasutajate gruppe, et paremini hallata dokumentide jagamise õigusi.
- Jagage külalist lingid. Külastaja linki saab jagada e-posti teel, et vaadata dokumente SharePoint Online'i dokumentide koguist. Selleks, et minimeerida riski, et dokumente jagatakse kellegi teisega, võite nõuda välistelt kasutajatelt sisse logimist. See samm nõuab, et peate loendit külastanud külastajatele (või litsentseerimata kasutajatele) lubade rühma seadistama, et külalinke pole võimalik anonüümsed kasutajad avasid.
- Jagage liikmeid. Kui teie välisklientidel on Office 365 tellimus või olete teie saidi liikmed, võite nõuda, et nad logiksid sisse enne jagatud dokumentide juurde pääsemist. See samm eeldab, et lisasite need liikmetele õiguste gruppi. Välised kasutajad, kellel pole Microsoft Office'i, saavad faili alla laadida, kui neil on juurdepääs lugemiseks.
- Avaliku lingi jagamine firmalt OneDrive for Business. OneDrive on Office 365-sse salvestatud dokumendiruum, kui teie teenust on uuendatud. OneDrive'i on parim kasutada avalike väliste kasutajatega failide jagamiseks SharePoint Online'i dokumendikogus eraldi. OneDrive'i võib pidada avalikuks vaatamiseks mõeldud dokumendi lõplikuks versiooniks - näiteks veebisaidi või blogi linkimiseks postitamiseks. Teie SharePoint Online'i dokumendikogu võib olla allikas, nii et tehke OneDrive'i koopia, et aidata teil neid piirkondi eristada, kui otsustate seda OneDrive'i kasutada.
- Dokumentide jagamine organisatsiooni sees. Sisekasutajad on teie organisatsiooni või teiste osakondade inimesed. Tavaliselt jagate dokumente erinevalt, olenevalt sellest, kas te töötate ja teeme koostööd grupis või postitate sisevõrgule dokumente teistele, et vaadata teadmiste või dokumendi versiooni praegust olekut.
- Jagage liikmeid. Office 365 kasutamine SharePoint Onlineiga võimaldab juurdepääsu veebiprogrammidele Office Web Apps, mis on brauseripõhine kergekaartteenus, mida saate veebis dokumentide loomiseks, muutmiseks ja jagamiseks kasutada. Kasutajad, kes kasutavad Microsoft Office'it, saavad sünkroonida oma arvutist faile liikmetega jagamiseks jagatud failidega SharePoint Online'is. Samuti võivad Microsoft Office'i kasutajad sünkroonida SharePoint Online'i failidest ja kaustadest arvutis või mobiilseadmes võrguühenduseta töötamiseks.
- Jagage mitteliikmetega Eeldades, et kõik teie organisatsioonis pole tellimust Office 365-le, saab dokumente jagada sõltuvalt loa grupist. Näiteks võib teie organisatsiooni juhtivate meeskondade mittekuuluvatel isikutel olla vaja hinnata turundusdokumentide kogu, kus turupõhine teave või kliendikogemused on selles valdkonnas ära võetud.
- Osa OneDrivest. Võite jagada faile OneDrive'i sisemiste kasutajatega. Enne dokumentide teisaldamist SharePoint Online'i dokumentide kogusse saate OneDrive'i kasutada lavapiirkonda.