Kuidas luua Andmete nimekirja Excel 2003-s

01 08

Andmehaldus Excelis

Vahel peame jälgima teavet. See võib olla isiklik telefoninumbrite loend, organisatsiooni või meeskonna liikmete kontaktnimekiri või müntide, kaartide või raamatute kogu.

Ükskõik millised teie andmed on, on arvutustabel , näiteks Exceli, suurepärane koht selle salvestamiseks. Excel on selle tööriistad üles ehitanud, et saaksite jälgida andmeid ja leida konkreetset teavet, kui soovite. Samuti võib Exceli arvutustabel koos sadade veergude ja tuhandete ridadega sisaldada tohutut hulka andmeid .

Excelit on lihtsam kasutada kui täisfunktsionaalset andmebaasiprogrammi nagu Microsoft Access. Andmeid saab hõlpsalt arvutustabelisse sisestada ja vaid mõne hiireklõpsuga saate oma andmeid sorteerida ja leida, mida soovite.

02 of 08

Tabelite ja loendite loomine

Exceli andmete säilitamise põhivorming on tabel. Tabelis sisestatakse andmed ridu. Iga rida on tuntud rekordina .

Kui tabel on loodud, saab konkreetse teabe leidmiseks kasutada Exceli andmete tööriistu, et otsida, sortida ja filtreerida.

Kuigi Excelis on neid andmetööriistu mitmel viisil, on lihtsaim viis selleks, et luua tabelis olevate andmete loend .

03 alates 08

Andmete sisestamine õigesti

Tabeli loomise esimene samm on andmete sisestamine. Seda tehes on oluline tagada, et see oleks õigesti sisestatud.

Andmete vead, mille põhjuseks on valeandmete sisestamine, on palju andmetöötlusega seotud probleemide allikaks. Kui andmed alguses on sisestatud korrektselt, pakub programm tõenäolisemalt soovitud tulemusi tagasi.

04 08

Rida on rekordid

Nagu eespool mainitud, on andmete ridu tuntud kui kirjed. Dokumentide sisestamisel järgige neid juhiseid silmas pidades.

• Puudutage loendis olevasse tabelisse tühje ridu, isegi mitte rubriikide ega andmete esimese rühma vahel.
  
• Rekord võib sisaldada andmeid ainult ühe konkreetse kirje kohta.
  
• Rekord peab sisaldama ka kõiki selle elemendi loendis olevaid andmeid. Üksust ei saa rohkem kui ühe reana kohta teavet saada.
  
• Loendi loomiseks peab andmete tabel sisaldama vähemalt kahte andmekirjet.

05 08

Veerud on väljad

Kuigi tabelis olevaid ridu nimetatakse dokumentideks, nimetatakse veerge väljadeks . Igal veerul on pealkiri, et identifitseerida seda sisaldavad andmed. Neid päiseid nimetatakse väljanimedeks.

• Väljade nimed on kasutusel tagamaks, et iga kirje andmed sisestatakse samas järjekorras.
  
• Veenduge, et kõik veerus olevad andmed sisestatakse sama vorminguga. Kui alustate numbrite sisestamist numbritega (näiteks 10 või 20), hoidke seda üles. Ärge muutke osa teed läbi ja alustage numbrite sisestamist sõnadena (näiteks kümme või kakskümmend). Olge järjekindel.
  
• Puudutage tabelis tühje veergu.
  
• Loendi loomiseks peab tabel olema vähemalt kahe lausega.

06 08

Nimekirja loomine

Kui andmed on tabelisse sisestatud, saab seda muuta loendiks . Selleks:

1. Valige tabelis ükski üks lahtrisse .
   
2. Dialoogiboksi Loo nimekiri avamiseks valige menüüst Loend> Loo nimekiri .
   
3. Dialoogiboks näitab nimekirja kantud lahtrite vahemikku. Kui tabel on korralikult loodud, valib Excel tavaliselt õige vahemiku .
   
4. Kui vahemiku valik on õige, klõpsake nuppu OK .

07 08

Kui loendi ulatus on vale

Kui mõnel juhul on dialoogiboksis Loo nimekiri kuvatud vahemik vale, peate uuesti loendis kasutatavate lahtrite vahemiku valima.

Selleks:

1. Töölehe naasmiseks klõpsake dialoogiboksis Loo nimekiri tagasipöördumiseks nuppu.
   
2. Dialoogiboks Loo nimekiri väheneb väikese kasti juurde ja praegust lahtrite vahemikku saab näha töölaual, kus ümbritsevad marsivad sipelgad.
   
3. Lohistage hiirt, et valida õige lahtrite hulk.
   
4. Tavalise suurusega naasmiseks klõpsake dialoogiboksis Väike loo nimekiri tagasipöördumisnupul.
   
5. Klõpsake OK nimekirja lõpetamiseks.

08 08

Nimekiri

Kui loodud,

• loendil on selle ümber tumedad piirid.
  
• Iga nime kõrval asuvad allapoole suunatud nooled, mida klõpsates avanevad rippmenüüdes.
  
• Rippmenüüd sisaldavad võimalusi nimekirja sorteerimiseks ükskõik milliste väljanimedega ja teatud kriteeriumite jaoks sobivate dokumentide loendi otsimiseks.
  
• Loendi alumises osas lisatakse tärniga tühi rida. Uue rea abil saab loendisse lisada täiendavaid andmeid.