Kirjaühendus on vahend, mis lihtsustab sarnaste dokumentide kogumi loomist, kuid sisaldab unikaalseid ja muutuvaid andmeelemente. Selle saavutamiseks ühendab andmebaas, mis sisaldab neid andmeelemente dokumentidele, mis sisaldab ühendamisvälju, kus need unikaalsed andmed asuvad.
Meilide ühendamine säästab teie aega ja vaeva, automatiseerides standardiseeritud andmete, näiteks nimede ja aadresside dokumente sisestamise protsessi. Näiteks võite linkida vormi kirja Outlooki kontaktide gruppi; sellel kirjas võib olla iga kontakti aadressi jaoks ühendamisvälk ja üks vastava kontakti nime osana kirja tervitusest.
Mail Merge kasutamine
Paljude inimeste jaoks ühendatakse kirjavahetus rämpsposti mõtteid. Kuigi turustajad kasutavad unarusse mailivormistusi, et luua suure hulga kirju kiiresti ja hõlpsalt, võib paljud teised kasutusalad teile üllatada ja muuta teie dokumentide loomise viisi.
Võite kasutada meilisõnumit, et luua mis tahes tüüpi trükitud dokument, samuti elektrooniliselt levitatavaid dokumente ja fakse. Maksete ühendamisel kasutatavad dokumendiliigid on peaaegu piiramatud. siin on mõned näidised:
- Kataloogid
- Varud
- Arved
- Sildid
- Ümbrikud
- Ja loomulikult kirjad
Kui kasutate arukalt, võib meiliühendus teie tootlikkust oluliselt parandada. Samuti võib see tõsta loodud dokumentide efektiivsust. Näiteks, kohandades kirjade saatjate nimesid või teisi retseptile spetsiifilisi elemente, esitate te pilitud, isikliku pildi, mis määrab soovitud tulemuse staadiumi.
Sõnumite ühendamise anatoomia
Maili ühendamine koosneb kahest põhiosast: dokumendist ja andmeallikast , mida nimetatakse ka andmebaasiks. Microsoft Word lihtsustab teie tööd, võimaldades teil kasutada andmeallikana teisi Office'i rakendusi, nagu Excel ja Outlook. Kui teil on täielik Office'i komplekt, on mõne selle rakenduse kasutamine teie andmeallikana lihtne, mugav ja väga soovitatav. Näiteks kontaktide abil juba kontaktide abil salvestatud kontaktide kasutamine salvestab teid selle teabe uuesti sisestama teise andmeallika juurde. Olemasoleva Exceli arvutustabeli abil saate oma andmetega veelgi paindlikumaks kui andmeallikas Word loob.
Kui teil on ainult Wordi programm, võite ikkagi kasutada meiliühenduse funktsiooni. Wordil on võimalus luua täielikult kohandatav andmeallikas, mida saaksite oma postkastis kasutada.
Mail Merge seadistamine
Postitusliides võib tunduda keeruliste ja keerukate, andmetega raskete dokumentide puhul, mis tuginevad suurtele andmebaasidele. Sõna lihtsustab siiski lihtsa postiühenduse seadistamist ühisteks kasutusteks, pakkudes nõudeid, mis suunavad teid dokumendi linkimise kaudu andmebaasi. Üldiselt võite protsessi lõpule viia vähem kui 10 üsna lihtsa sammuga, sealhulgas vigade leidmine ja parandamine. See on vähem kui dokumendi ettevalmistamine käsitsi ning ka palju vähem aega ja vaeva.