Dokumentide loomiseks üks meiliühenduse kasutamise puuduseks on see, et teil on suurem oht teha rohkem vigu kui siis, kui loote iga oma dokumendi eraldi. Kui te pole postiühendusega väga hästi kursis, on oht, et tekitate katastroofilisi vigu, mis võiksid kõik trükitud dokumendid kinni keerata, palju suurem.
See ei tähenda, et kirjavahetuse kogemus ei vaja ka nende dokumentide korrektsust. Järgmised kirjed on top 5 postiühenduse vead, mida peaksite oma dokumente kontrollima enne nende lõplikku vormistamist ja nende saatmist printimiseks välja.
1. Täielikkus
On oluline, et te kontrolliksite kahekordselt, kas sisestasite kogu vajaliku teabe, mis on vajalik eduka postkasti ühendamiseks . Dokumendi loomise ajal on üsna lihtne välistada väli. Pöörake erilist tähelepanu aadressidele ja veelgi olulisematele postiindeksitele. Samuti peaksite tagama, et tervitusnumbrid või muud alad, kus olete järjest sisestanud mitu välja, on kõik täidetud õigesti.
2. Täpsus
Kuigi see võib tunduda terve mõistus, siis oleksite üllatunud, kui paljud inimesed segavad oma e-kirju, sest nad ei kontrollinud täpsust. Posti ühendamise täpsuse tagamiseks peate tagama, et sisestasite õiged väljad õigesse asukohta. Kui teil on sarnaste nimede väljad, on liiga lihtne sisestada vale. Kui leiad, et teete seda viga sageli, on hea mõte uuesti hinnata nimesid, mida annate väljadele, et vältida tulevikus segadust.
3. Spacing
E-posti ühendamisel ei pruugi vahekaugus kõige olulisem olla, kuid vahekaugus on oluline tegur. Mõnikord on raske öelda, kui palju tühikuid olete dokumendisse sisestanud. Postitusühenduse väljade kasutamine muudab veelgi raskemaks, eriti kui need on lähedased. Võite isegi avastada, et olete tühjad ruumid välja jätnud. Oluline on kontrollida oma dokumenti, et tagada kõigi ruumide vaheline erinevus muul viisil, lõpptooteks on vaid mitu suurt loetamatut sõna.
4. Kirjavahemärgid
Sarnaselt vahekaugusega jätavad paljud kirjavahemärkide väärtused ja tähtsus postituste ühendamisel töötamisel tähelepanuta. Vahekauguse tõttu on kirjavahemärkidega töötamisel lihtne unarusse jätta. Märkate, et teil on kirjavahemärke tihti asetamata, jätke see täiesti välja või lisage topeltkirjavahemärgid, kui teil on reas mitmeid kirju ühendamise välju.
5. vormindamine
Teie teksti vormindamine on üks peamisi vigu, mille tulemuseks on Google'i otsing "mail merge ei tööta". On oluline, et saaksite kontrollida, kas teie postkasti väljadel kasutatav vormindus on õige. Olenemata sellest, kas olete algaja e-posti ühinemine või olete lõpetanud sadade e-posti ühinemiste, on tähtis kontrollida oma kirju ühendamise välju, et neid kirja panna, rõhutada ja paksuks vormindada ning parandada enne kirjaühistamise lõplikku vormistamist.
Pakkimine üles
See pole mingil juhul ammendav nimekiri vigu, mida saate kirjutada liitumisprotsessis, kuid see on hea koht alustamiseks. Ja on ütlematagi selge, et peaksite tõendama muid vigu, nagu kirjavigu ja kirjavigu, mis võivad ilmneda mis tahes dokumendis. Keegi ei ole täiuslik; mõned inimesed on lihtsalt parem teeseldes, et nad on!
Redigeerinud: Martin Hendrikx