Microsofti kirjavahetuse funktsioon võimaldab teil saata ühe ja sama dokumendi väikeste muudatustega paljudele adressaatidele. Termin "ühendamine" tuleneb asjaolust, et üks dokument (nt täht) on ühendatud andmeallika dokumendiga, näiteks arvutustabeliga .
Wordi meilisõnumite ühendamise funktsioon toimib sujuvalt Exceli andmetega. Kuigi Word võimaldab teil luua oma andmeallika, on nende andmete kasutamise võimalused piiratud. Lisaks, kui teil on juba arvutustabelis andmed, ei ole mõistlik kogu teavet Wordi andmeallikana uuesti sisestada.
Teie andmete ettevalmistamine kirjavahetuseks
Teoreetiliselt võite kasutada Wordi meiliühendusfunktsioonis mistahes Exceli töölehte ilma spetsiaalse ettevalmistuseta. Siiski on soovitatav, et postiloendi optimeerimiseks võtab töölehe ettevalmistamiseks aega.
Järgnevalt on toodud mõned juhised, mis aitavad postiühenduse protsessi sujuvamaks muuta.
Arvutustabeli andmete korraldus
Ohtude ilmnemise ohuks on teie andmed korrastatud rida ja veerge. Mõelge igale reale ühe rekordina ja iga veeru väljana, mille soovite dokumendis sisestada. (Kui soovite värskendamist, vaadake Exceli andmekirje õpetust .)
Loo pealeriin
Loo pealkirja rida lehel, mida kavatsete kasutada kirjavahetuseks. Päise rida on rida, mis sisaldab etikette, mis tuvastavad allpool olevate lahtrite andmed. Excel võib mõnikord olla mõnusalt andmete ja etikettide eristamiseks, nii et need oleksid selged, kui kasutaksite päisevormingus unikaalset paksut teksti, raku piire ja raku varjundamist. See tagab, et Excel eristab seda ülejäänud andmetest.
Hiljem, kui ühendate andmed põhidokumendiga, ilmuvad sildid ühendamisväljade nimedena, mistõttu ei tekiks segadust selle kohta, milliseid andmeid soovite oma dokumendile lisada. Lisaks on veergude märgistamine hea tava, kuna see aitab vältida kasutaja viga.
Pange kõik andmed ühele lehele
Andmed, mida soovite postiühenduseks kasutada, peavad olema ühel lehel. Kui see levib mitmele lehele, peate lehed omavahel ühendama või mitme postiga liituma. Samuti veenduge, et lehed on selgelt nimeks , kuna peate suutma valida lehe, mida kavatsete kasutada ilma selle vaatamata.
Andmeallika ühendamine kirjavahetuses
Kirja liitmise protsessi järgmiseks sammuks on oma valmis Exceli arvutustabeli ühendamine Wordi dokumendiga.
- Klõpsake tööriistaribal Mail Merge nupul Avatud andmeallikas .
- Dialoogiboksis Vali andmeallikas navigeerige kaustu, kuni leiate Exceli töövihiku. Kui te ei leia Exceli faili, veenduge, et rippmenüül valik "Failid tüübiga" oleks valitud "Kõik andmeallikad".
- Topeltklõpsake lähtekoodi Exceli lähtefaili või valige see ja klõpsake nuppu Ava .
- Valige dialoogiboksis Vali tabel Exceli leht, mis sisaldab andmeid, mida soovite oma dokumendiga ühendada.
- Veenduge, et märkeruut "Esimene andmeväli sisaldab veeru päiseid" on märgitud.
- Klõpsake nuppu OK .
Nüüd, kui andmeallikas on põhidokumendiga seotud, võite alustada teksti sisestamist ja / või Wordi dokumendi redigeerimist. Siiski ei saa Excelis oma andmeallikaid muuta; kui peate andmetesse muudatusi tegema, peate Wordi põhidokumendi sulgema, enne kui saate Excelis andmeallika avada.
Liitmisväljade sisestamine oma dokumentidesse on lihtne, järgides neid samme:
- Klõpsake kirjaühenduse tööriistariba nupul Lisa liitmise väli . Ilmub dialoogiboks Sisesta ühendamise väli.
- Tõstke välja nimekirja sisestatava välja nimi ja klõpsake Lisa .
- Kast jääb avatuks, võimaldades teil lisada rohkem välju. Kui sisestate järjest rohkem kui ühe välja, ei lisata Word oma dokumentide väljadesse automaatselt tühikuid; peate seda ise tegema pärast dialoogiboksi sulgemist. Teie dokumendis näete väli nime, mida ümbritsevad topelt nooled.
- Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Sule .
Aadressblokkide ja tervituste lisamine - kasutage ettevaatlikult
Hiljuti lisas Microsoft kirjaühenduse funktsioon, mis võimaldab teil lisada aadressblokke ja tervitusjoone. Klõpsates tööriistariba vastaval nupul, võimaldab Word sisestada korraga mitu välju, mis on paigutatud ühistesse variatsioonidesse.
Sisesta aadressbloki nupp vastab vasakule; sisestatud tervitusjoon on paremal.
Veelgi enam, kui klõpsate mõnel nupul, kuvab Word dialoogiboksi, mis annab teile mõningaid valikuid, millistesse väljadesse soovite sisestada, kuidas soovite, et need oleksid korraldatud, millised kirjavahemärgid lisada ja teised. Kuigi see tundub üsna lihtne - ja see, kui te kasutate Wordi loodud andmeallikat, võib Exceli töölehe kasutamisel segane olla.
Pidage meeles, kui soovid lisada oma töölehele päiserea käesoleva artikli leheküljel 1? Noh, kui te nimetasite välja midagi muud kui seda, mida Word kasutab sarnase andmevälja nime, võib Word sobida väljad valesti.
Mida see tähendab, kui kasutate sisestatud aadressblokki või sisesta tervitusnuppude nuppe, võivad andmed ilmuda erinevas järjekorras kui lihtsalt siis, kui sildid ei sobi. Õnneks ootas Microsoft seda ja ehitas kohanemisväljade funktsiooni, mis võimaldab teil oma välja nimed sobitada nendega, mida Word kasutab plokkides.
Võrguväljade kasutamine väliimärgiste õigeks kaardil
Lahtrite vaste täitmiseks järgige neid samme:
- Klõpsake tööriistariba nupul Match Fields .
- Dialoogiboksis Match Fields näete vasakul olevat Wordi väljanimede loendit. Kast paremal küljel näete rippmenüüst veergu. Iga rippmenüü nimi on väli, mida Word kasutab iga vastava väljale aadressblokis või tervitusjoone blokeerimisel. Muudatuste tegemiseks valige rippmenüüst väli nimi.
- Kui olete teinud muudatusi, klõpsake nuppu OK .
Samuti saate avada vastavate väljade dialoogi, klõpsates vastava tööriistariba nupu klõpsates dialoogiboksi Lisa aadressblokk või tervitus rea kastis, klõpsates vastavate väljade nuppu.
Mail Merge'i dokumentide vaatamine
Enne kui me jätkame ühinemata dokumentide eelvaatamist ja printimist, kirjutatakse vormingu kohta järgmine märkus: ühendades väljade sisestamisel dokumendisse, Word ei toeta andmete allikast andmete vormindamist.
Spetsiaalse vormingu taotlemine lähteteksti arvutustabelis
Kui soovite rakendada spetsiaalset vormingut nagu kaldkirja, paksus kirjas või rõhutatult, peate seda Wordis tegema. Kui vaatate dokumendi väljadelt, peate valima kahetähelised nooled mõlemal pool väljad, kuhu soovite vormingut rakendada. Kui vaatate dokumendis olevaid koondatud andmeid, tõsta lihtsalt tekst, mida soovite muuta.
Pidage meeles, et kõik muudatused toimuvad kõikides koondatud dokumentides, mitte ainult üksikistel.
Ühendatud dokumentide eelvaade
Ühendatud dokumentide eelvaate saamiseks klõpsake tööriistaribal Mail Merge nupul Kuva ühendatud andmed . See nupp toimib nagu lülituslüliti, nii et kui soovite uuesti vaadata lihtsalt välju ja mitte neid sisaldavaid andmeid, klõpsake seda uuesti.
Ühendatud dokumentide abil saate navigeerimisnuppe Mail Merge tööriistaribal kasutada. Need on vasakult paremale: esimene salvestus , eelmine rekord , üks salvestamine , järgmine salvestus , viimane salvestus .
Enne dokumentide ühendamist peate eelvaate neid kõiki või nii palju kui võimalik, et veenduda, et kõik on õigesti ühendatud. Pöörake erilist tähelepanu sellistele asjadele nagu kirjavahemärgid ja ühendatud andmete vahelejätmine.
Lõpeta oma kirjavahetuse dokument
Kui olete valmis oma dokumente ühendama, on teil kaks valikut.
Ühendage printeriga
Esimene neist on ühendada need printeriga. Kui valite selle suvandi, saadetakse dokumendid printerisse ilma muudatusteta. Te saate printerisse ühineda, lihtsalt klõpsates nuppu Ühenda printeri tööriistaribal.
Ühinege uue dokumendiga
Kui teil on vaja isikupärastada mõnda või kõiki dokumente (kuigi oleksite mõistlik lisada isikutunnistuste andmeallikas märkuste väljad) või muudate enne printimist muud muudatusi, saate need uusi dokumente ühendada; kui ühendate uue dokumendiga, jääb postiühenduse põhidokument ja andmeallikas tervikuks, kuid teil on teine fail, mis sisaldab ühitatud dokumente.
Selleks klikkige lihtsalt tööriistariba nupul Ühenda uude dokumenti .
Ükskõik milline meetod, mille valite, kuvatakse teile dialoogiboks, mille abil saate Wordile ühildada kõiki dokumente, praegust rekordit või mitmesuguseid kirjeid.
Klõpsake soovitud valiku kõrval oleval valikunupul ja seejärel klõpsake nuppu OK .
Kui soovite piirkonna ühendada, peate enne klõpsamist OK valima ühendusse sisestatavate dokumentide alguse numbri ja lõpliku arvu.
Kui valite dokumendid printida, ilmub dialoogiboks, kuvatakse dialoogiboks Print (Prindi). Saate sellega suhelda sama mis teiste dokumentidega.