Väike organisatsioon läheb kaugele, kui otsite faile
Kui kulutate rohkem aega, kui otsite oma Microsoft Wordi faile, kui te nendega tööd teete, siis on aeg kasutada mõningaid organisatsioonilisi funktsioone Word ja teie arvuti pakkumine.
Salvesta kõik pisipiltide tekstifailid
Iga Wordi faili salvestamine eelvaate või pisipildiga muudab nende avamise lihtsamaks tuvastamise. Saate kõik Wordi dokumendid salvestada eelvaate või pisipildiga, järgides vaid mõnda sammu:
- Avage Microsoft Word.
- Klõpsake menüüribal File ( Fail) .
- Valige rippmenüüst allosas olevad omadused .
- Klõpsake vahekaarti Kokkuvõte .
- Pange selle dokumendi kõrval Salvesta eelvaade pilt kõrval asuv märkeruut või Salvesta pisipildid kõigile Wordi dokumentidele (sõltuvalt teie Wordi versioonist).
- Klõpsake nuppu OK .
Wordi dokumendi atribuutide värskendamine
Kui teete suuri Word'i dokumentide koguseid, millel on sarnased nimed ja asukohad, soovid kindlasti kasutada Wordi dokumendi omaduste omadust . Minge tagasi failile > Atribuudid > Kokkuvõte ja lisage kommentaarid, märksõnad, kategooria, pealkiri või teema teave-kõik, mis aitab faile eristada. Kui on aeg teha otsingut, võib Word leida täpselt seda, mida te vajate.
Tehke kaustu oma arvutis ja kasutage neid
Seadista üks kaust kõigile Wordi dokumentidele, mis lähevad edasi, ja nimetage see midagi, mida ei unusta, näiteks "MyWordDocs". Asetage need kaustadesse nimedega, mis on teile mõttekas ja kasutavad neid. Kui olete vastutav iganädalaste koosolekute märkuste koostamise eest, tehke nende märkmete jaoks kaust ja lisage kaustadesse või ka mitme aasta jooksul täiendavad kaustad.
Kui teil on oma arvutis hajutatud aastaid Wordi dokumente ja neil pole aega neid avada ja otsustada, kas nad on pidajad või mitte, siis tehke iga aasta kohta kaust nende vanade dokumentide saamiseks kõik 2010 dokumendid üks kaust, 2011 teine ja nii edasi, kuni teil on aeg neid uuesti vaadata.
Kasutage järjepidevat failide nimetamise süsteemi
Nimetussüsteemi loomine on ehk kõige olulisem asi, mida saate aidata, kui on aeg leida soovitud failid. Failide nimeks pole ühtegi õiget viisi, kuid nimesüsteemide valimine ja selle järjepidevaks kasutamiseks on jõupingutuste väärt. Ettepanekud on järgmised:
- Lisage dokumendi tüüp, nii et võite lühidalt öelda, et mis tahes failinimi, mis sisaldab "Leping", "Lease" või "Newsletter", ei ole täht, mida otsite.
- Alustage nimi kliendi nimega (või saaja perekonnanimi, kui dokumendid on tähed).
- Lisage faili nimi kuupäevani.
Võta aega
Kui teie arvuti on juba faile värvinud, ärge üritage kohe lahendada oma organisatsioonilisi probleeme. Lõpetage töö juhitavateks tükkideks ja kulutage seda 15 minutit päevas. Kui loote arvutis olevad Wordi failid, asetage need mõnda teie loodud kausta, tehke uus kaust või kustutage need, kui neid enam ei vaja. Kui te ei suuda oma meelt üles ehitada, pange need kausta "HoldUntilDate" ja valige kuupäev, mis on tulevikus piisavalt kaugel, et kui te pole seda kaust avanud, tunnete end mugavalt selle kustutamiseks. Ükskõik millist tüüpi kaustu teete, pange need kõik ühte suuresse Wordi kausta, et saaksite teada, kust otsida.