Netikett, mida peaks teadma
Kuigi kõik kasutavad igal kuul e-posti vähemalt mõne äri kommunikatsiooni jaoks, kasutavad mõned meist igapäevast tööriista, mis võimaldab meie professionaalset tööd teha. Me kasutame meili, et suhelda klientide, meeskonnakaaslaste, ülemate ja võimalike uute tööandjatega või võimalike uute tööandjatega. Ja jah, need inimesed hindavad meid meie võimet käsitleda selget ja professionaalset kirjalikku sõnumit.
E-posti etikett või "netikett" on olnud kogu veebisaidi 27 aasta jooksul. Netitikett on laialdaselt aktsepteeritud juhiste kogum, kuidas näidata oma e-kirjas austust ja pädevust. Kahjuks on inimesi, kes ei ole kunagi võtnud aega e-posti netikiidi õppimiseks ettevõtte seadete jaoks. Veelgi hullem: on inimesi, kes segavad e-posti netiketti koos tekstisõnumite lahtise ja mitteformaalse stiiliga.
Ärge laske halvasti meisterdatud e-kirjas teie usaldusväärsust kaotada kliendiga, kõrgema või potentsiaalse tööandjaga. Siin on e-posti eeskirjade reeglid, mis teenivad teid hästi ja säästavad töökohal häbi.
01 of 10
Sisestage e-posti aadress viimaseks toiminguks enne saatmist.
See tundub vastupidine intuitiivne, kuid see on suurepärane vorm. Enne e-posti aadressi lisamist e-posti päistesse ootate oma kirjutamise ja korrektuuri lõpuni. See meetod säästab teile piinlikkust juhuslikult sõnumi saatmisest liiga vara, enne kui olete oma sisu ja korrektuuri läbi viinud.
See on eriti oluline pikema e-posti jaoks, millel on tundlik sisu, nagu näiteks tööpakkumise esitamine, kliendiküsimusele vastamine või halbade uudiste edastamine oma meeskonnale. Sellistel juhtudel lisab e-posti aadressi edasilükkamine ohutuse, kui peate oma e-kirjaga eemal mõneks ajaks minema, et koguda oma mõtteid ja proovida oma sõnad oma arvates.
Kui vastad e-kirjale ja leiavad, et sisul on tundlikud asjad, siis lihtsalt kustutage adressaadi e-posti aadress ajutiselt, kuni olete valmis saatma, ja seejärel lisage aadress tagasi. Te võite saata või kopeerida saaja e-posti aadressi Notepad-faili või OneNote'i lehele, kirjutada e-kiri ja seejärel e-posti aadressi uuesti kleepida ja kleepida.
Uskuge meile seda: tühja e-posti aadressiliini loomine aitab teil päästa ühe olulise leina!
02 of 10
Triple kontrollige, kas saadete meile õigele inimesele.
See on eriti oluline, kui te töötate suurtes ettevõtetes või valitsusasutustes. Kui saadate tundliku e-kirjaga "Mike" või "Heather" või "Mohammed", soovid teie e-posti tarkvara ennastlikult sisestada teile täieliku aadressi. Sellised populaarsed nimed on teie ettevõtte aadressiraamatus palju tulemusi ja võite juhuslikult saata hiljem oma asepresidendile viletsa või konfidentsiaalse vastuse inimestele raamatupidamises.
Tänu # 1 võrguteenuse reeglile olete lõpetanud aadressi lõpuni, nii et saatja e-posti aadressi kolmekordne kontrollimine peaks olema sujuv nagu teie viimane samm enne saatmist!
03 of 10
Vältige vastust kõigile, eriti suurettevõttes.
Kui saadate saadete saatmiseks kümnetele inimestele, on mõistlik vastata ainult saatjale. See kehtib eriti siis, kui ettevõte on edastanud suured turustusnimekirjad.
Näiteks: peasekretär saadab kogu ettevõtte kohta e-posti aadressi lõunapartii parkimise kohta ja palub, et inimesed austaksid nummerdatud ja määratud töökohti, mille eest töötajad maksavad. Kui klõpsate "vastata kõigile" ja hakkate kaebama, et teised töötajad sunnivad teie isiklikku sõidukit sissetungima ja värvi kriimustama, võite kahjustada oma karjäärivõimalusi, muutudes ettevõtteks shmuckiks.
Keegi ei taha saada sõnumeid, mis neile ei kehti . Veelgi enam, keegi ei hindu grupi kaebust või kuulamist teie isiklike kaebuste kohta, mis edastatakse leviedastusformaadis.
Vältige seda faux pas-i ja kasutage vaikimisi toimingut saatjale individuaalset vastust. Kindlasti vaata ka reegli 9 allpool.
04 10-st
Kutsunõuetest asemel kasutage professionaalseid tervitusi.
Parim viis professionaalse e-posti käivitamiseks on mõni järgmistest versioonidest:
1. Tere pärastlõunal proua Chandra.
2. Tere, projektimeeskond ja vabatahtlikud.
3. Tere, Jennifer.
4. Tere hommikust, Patrick.
ÄRGE kasutage professionaalse e-posti käivitamiseks mingil juhul järgmisi toiminguid:
1. Hei
2. Sup, meeskond!
3. Tere, Jen.
4. Mornin, Pat.
Kõnekeelsed väljendid nagu "hei", "yo", "sup" võivad teile tunduda sõbralikud ja soojaks, kuid nad tegelikult vähendavad teie usaldusväärsust ärikeskkonnas. Kuigi võite kindlasti kasutada neid kõnekeavutusi vestluses, kui teil on teise inimesega usaldusväärne suhtlus, on halb mõte kasutada neid sõnu ettevõtte e-kirjas.
Lisaks on halvim vorm õigekirja otseteede, nagu "mornin", võtmiseks. Keele nime lühendamiseks (Jennifer -> Jen) on väga halb vorm, välja arvatud juhul, kui see isik on selgesõnaliselt palunud teil seda teha.
Nagu iga intelligentse ärisuhete puhul, on mõistlik eksida liiga ametlikul viisil ja näidata, et usute etiketi ja austusega.
05 of 10
Korrigeerige iga sõnumit, nagu teie professionaalne maine sõltub sellest.
Ja tõepoolest, teie maine on lihtne kõrvaldada kehva grammatika, halva õigekirja ja halvasti valitud sõnad.
Kujutage ette, kuidas teie professionaalsus tabab, kui kogemata saadate: " Sa pead kontrollima oma meth , Ala ", kui te tegelikult öeldi: " peate kontrollima oma matemaatikat, Alma" . Või kui te ütlete: " Ma võin teha homme intervjuu ", kui mõtlesite , et võin homme teha intervjuud .
Korrigeerige iga saatva meili; tehke seda nii, nagu teie professionaalne maine sõltub sellest.
06 10-st
Lühike ja selge teema toob imet (ja aitab teil lugeda).
Teema reas on nii teabevahetuse pealkiri kui ka viis, kuidas teie e-kirju kokku võtta ja märgistada, nii et seda saab hiljem hõlpsasti leida. See peaks selgelt kokku andma sisu ja soovitud tegevuse.
Näiteks teemareal: "kohv" ei ole väga selge.
Selle asemel proovige "Töötaja kohvi eelistused: teie vastus on vajalik"
Teise näitena on teema " Teie taotlus " liiga ebamäärane.
Selle asemel proovige selgemat teemavälja nagu: " Teie parkimistaotlus: vaja on rohkem üksikasju" .
07 of 10
Kasutage ainult kahte klassikalist fonti: Arial ja Times Romani variandid, must-tindiga.
E-kirjadele võib olla ahvatlev lisada oma e-kirja stiilseid fontide kujundusi ja värve, kuid teil on parem kasutada mustad 12-pt või 10-palli Arial või Times New Romani. Sarnased variandid nagu Tahoma või Calibri on ka korras. Ja kui juhtite tähelepanu konkreetsele sõnale või täppele, siis võib punane tint või paks font olla mõõdukalt abiks.
Probleem seisneb selles, et teie e-kirjad hakkavad muutuma ebakindlateks ja ebakindlateks või hakkavad saatma teie jaoks ebaharilikke või häirivaid hoiakuid. Ettevõtlusmaailmas soovivad inimesed, et suhtlus oleks usaldusväärne ja selge ja lühike, mitte dekoratiivne ja häiriv.
08 10-st
Vältige sarkasmi ja negatiivseid / nutikaid toone kõigil kulutustel.
E-post ei anna alati vokaalfunktsiooni ja keha keelt. See, mida te arvate otseselt ja otseselt, võib tegelikult kokku puutuda karmi ja tähendada, kui see on teie e-kirja pandud. Sõna "palun" ja "aitäh" kasutamata jätmise tagajärjeks on negatiivsed mõõnad. Ja mida sa arvad, et humoorikas ja kerge valgus võib tegelikult edastada kui halvustav ja ebaviisakas.
Meelepärase tooniga ja meelepärase meelelahutuse saavutamine e-kirjas on praktika ja palju kogemusi. See aitab teil, kui loete e-kirja valjult enda või isegi kellegi teise eest enne selle saatmist. Kui midagi e-kirja kohta tundub olevat mõistlik või karm, siis kirjutage see uuesti.
Kui olete endiselt kinni, kuidas edastada e-kirjas midagi toonust, siis kaaluge tõsiselt telefoni ülesvõtmist ja sõnumi saatmist vestlusena.
Pidage meeles: e-post on igaveseks ja kui saadate selle sõnumi, ei saa te seda enam tagasi tõmmata.
09 of 10
Oletame, et maailm loeb teie e-kirja, nii et plaanid vastavalt.
Tegelikult on e-post igaveseks. Seda saab edastada sadadele inimestele mõne sekundi jooksul. Õiguskaitseorganid ja maksuaudiitorid võivad seda kutsuda, kas uurimine peaks toimuma kunagi. See võib isegi lisada uudistele või sotsiaalsele meediumile.
See on laiaulatuslik ja hirmutav vastutus, kuid see on see, mida me kõik peame: kirjade kirjutamine e-kirjas võib kergesti saada avalikkuse teadmiseks. Valige oma sõnu hoolikalt ja kui arvate, et on võimalik, et see võib teie endi hammustada, siis võtke tõsiselt kaaluma, et sõnumit ei saadeta üldse.
10-st 10-st
Alati lõpetage lühike stiilne "aitäh" ja allkiri.
Võimalused, nagu "aitäh" ja "palun", on mõõdetavad. Samuti lisab mitu sekundit teie professionaalse allkirjaploki lisamiseks üksikasju teie tähelepanelikkuse kohta üksikasjadesse ja võtate oma kommunikatsiooni omandisse oma nime ja kontaktteabe trükkimise teel.
Tere, Shailesh.
Täname, et olete uurinud meie TGI Sportsweari tikanditeenuseid. Mul oleks väga hea meel telefoni teel teiega rääkida, et rohkem rääkida oma meeskonna spordijżtte võimalustest. Samuti võime külastada meie müügisalongi selle nädala jooksul hiljem ja saan näidata teile isiklikult oma näidiseid.
Millise numbri saan sind kutsuda? Mul on vestlus täna pärast kella 13.00.
Aitäh,Paul Giles
Klienditeeninduse direktor
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Teie kaubamärk on meie tähelepanu"