Saate kõik oma e-kirjad läbi saata, piirates e-kirja suurust, mida peate igal ajal käsitlema.
Kui teil on sõnumite väärtuseks rohkem kui üks päev ...
... oma postkastis, "tegelege kõigi sõnumitega hetkest, millal see saabub" - lähenemine ei tööta teie jaoks.
See pole sinu süü. See lähenemine saab toimida ainult nende jaoks, kelle ainus ülesanne on e-kirjadele vastata nii kiiresti kui võimalik.
Õnneks võimaldab pisut erinevat avenue töötada e-kirjaga katkematult, vastata ikkagi mõistliku aja jooksul, e-kirju ei ole kuude ajaks aegunud ja e-posti mahajäämus ka lahti saada.
Hankige ja jääge oma e-posti ülaosas lihtsalt selle nimel, et sellega hakkama saada
E-posti aadressi haaramiseks:
- Pange oma postkasti silmad lahti .
- Veenduge, et automaatne meilide kontroll ja uued postitused on välja lülitatud.
- Kogu e-kirjaga saabunud kirjaga toimige nii palju partiisid kui soovite.
- Mida vähem partiisid, seda parem. Kui te kohtlete kõik eilsed postitused ühel korral, on tõenäoline, et olete kulutanud sellele vähemalt aega ja vaeva.
- E-posti töötlemise ajakava .
- Tegelege sõnumitega järjekorras.
- Kui sõnum vajab uurimistööd, planeerige seda teadustööd homme ja laske saatjal teada, et saate nende juurde tagasi. Kui on vaja rohkem töökohti, planeerige pikemat aega.
- Kui töö on lõpetatud, veenduge, et leiate algse sõnumi . Ülesandega peaks saatja ja, mis kõige tähtsam, kuupäev piisab. Mac OS X Mailis võite kasutada ka LinkABoo-d .
- Saate kasutada nutikat kaustat, mis kuvab ainult e-kirju saabunud sõnumeid, rakendab lippe (nt sildipäevade vahelduvad värvid) või sõltuvad saabumise kuupäevast sortimise teel.
- Saate oma postkasti korrapäraselt kontrollida kõigi kiireloomuliste toimingute jaoks vajalike e-kirjade jaoks.
Kui teie töö seda nõuab, siis näiteks postitage sagedamini kui iga päev-kolm korda päevas. Olenemata sellest, millist ajavahemikku valite, on oluline, et meiliaadress on uutele sissekannetele suletud, kui te seda tööd teete.
Miks e-posti sisendkasti igapäevane töötlemine?
Kuid kui peate postitusega sagedamini tegelema, kutsun teid proovima igapäevast töötlemist. Sellel on täiendavaid eeliseid:
- Sa ei seada juhuslikult vastuse pretsedenti kohe, kohustust, mida ei saa täita.
- Igapäevast ajakava on lihtne hoida ja meeles pidada.
- Iga sõnumi tüübi jaoks saate valida ideaalse kellaaja.
Esmalt kasutage kõige lihtsamaid kirju!
Isegi kui see pole tavaliselt teie stiil,
- proovige kõigepealt kõige lihtsamate sõnumite saatmist katkestada.
Kui jõuate keerukamatele meilidele, on pidev edu nendega juba natuke muutunud. Kui te skannite kiiresti keeruliseks enne, kui soovite hõlpsasti seda teha, olete ka mõnda aega lahendusi leidnud.
Mis siis, kui ma igatsen päevas oma postkasti tühjendada?
Kui te jätate mõneks päevaks reisimise või puhkuse tõttu, pole see suur asi.
- Tegelege meilidega nii, nagu oleksite nad eile saabunud.
Sageli ei võta e-kirja läbimiseks kaks päeva või isegi nädal aega rohkem kui ühe päeva käitlemine.
Kui meilide hulk on nii kõrge, et te ei saa seda ühe päeva jooksul lahendada, lase teisel strateegial teil aidata:
Kuidas välja saata e-kirju
E-kirjade mahajäämusest vabanemiseks:
- Loo uus kaust.
- Liiguta kõik oma postkastis olevad e-kirjad selle kausta juurde.
- Iga päev ja enne midagi muud tehke midagi vähemalt ühe tagumisest kaustast saadetud sõnumist.
- Sa ei pea sellele vastama. Te ei pea seda esitama. Kuid tegema midagi. Otsi saiti, mis võib näiteks aidata teil vastata. Või otsige üles kedagi, kes võiks teid aidata, e-posti aadressi (või numbrit).
- Mõne päeva pärast teete seda minimaalset kasu. Suurepärane! Paljude teiste puhul tegelete teid korraga ühekorraga. Suurepärane!
- Käsitleda kogu uut posti nagu eespool.
Olen õppinud neid Mark Forsteri " Do It Tomorrow" strateegiast: ja muud ajasäästurežiimi saladused (võrdlevad hindu), kõikvõimalikke suurepäraseid raamatuid, kui soovite, et kõik oleks tehtud ja teil oleks aega mängida (võrrelda hindu) - Mark Forster esimene aja juhtimise osamakse.