Grupitööriistade määratlus ja eelised, koostöötarkvara
Termin grupitöö viitab mitut tüüpi arvutis toetatud koostööl töökeskkonnale. Rõhutades koostalitlusvõimet ja kollektiivset töötamist mitme kasutaja seadetes, töötab koostöö tarkvara portaalina, kus kasutajad loovad ja värskendavad versiooniga kontrollitavaid dokumente, haldavad veebisisu, jagavad selliseid varasid nagu kalendrid ja postkastid ning annavad vestlus- ja sõnumiedastusfunktsioone .
Mõnel juhul on grupitöö eraldi tööriist, nagu DocumentOffice'i platvorm OnlyOffice või Intuit Quick Base andmebaaside haldamiseks. Muudel juhtudel toimib grupitöö funktsioon nagu sisuhaldussüsteem (nagu WordPressi puhul) või täisfunktsionaalne sisevõrk (nagu ka SharePointi puhul).
Termin grupitöö hõlmab nii väga laiaid kui väga spetsiifilisi tarkvararakendusi. Kuid mõne definitsiooni jaoks on ühine see, et rohkem kui üks kasutaja teeb koostööd samas keskkonnas, kasutades samu tööriistu ja protsesse.
Grupitööriistade eelised ja omadused
Grupitööriistad võimaldavad nii kohapealsetel töötajatel kui ka geograafiliselt hajutatud meeskonnaliikmetel töötada üksteisega interneti või sisevõrgu kaudu . Need tarkvararakendused pakuvad tavaliselt mitmeid eeliseid :
- Autentimine ja metsaraie - standardmeetodid grupitööriistale juurdepääsu saamiseks, logid, kes teeb seda, dokumendid, mis vastavad seaduslike avastamisnõuetele
- Suhtlusvõrgud, keermestatud vestlusgrupid, privaatsed postkastid
- Interaktiivsed töönädalad, reaalajaline failide redigeerimine, jagatud ülesannete haldamine
- Avastatavus - keskendunud failide ja teabe vara, mida toetab jõuline otsimisvahend
- Koordineeritud töövood - protsessid, mida haldavad heakskiidu, ülevaatuste, korrektuuri jms käsitlevad grupitööd, samuti projektijuhtimise protsesside toetamine
- Ettevõtte teadmiste haldamine - sisemised wikid, kaitstud viitedokumendid, grupi järjehoidjad, jagatud paroolikaustajad, versioonikontrolli ajalugu
- Sotsiaalse kaasatuse ja maine haldamine - kasutajarühmad, profiilümbolid, profiili kohandamine kasutajate poolt, mängimine kasutaja tasemete ja kasutaja kaasamise võistluste kaudu
Grupitööstuse kasutamise eelised ei ole ainult suurettevõtted. Ettevõtjatele ja vabakutselistele töötajatele võimaldavad need tööriistad hõlpsat failide jagamist, koostööd ja sidekanaleid kaugkliendiprojektidega, kõigist koju kontori mugavusest.
Erinevad grupitööriistad toetavad erinevaid funktsioone. Enamik grupitöö keskkonda ei paku kõiki eespool loetletud funktsioone, kuid paljud pakuvad alamhulka erinevates kombinatsioonides. Üks väljakutse konkreetse ettevõtlusvajaduse jaoks vajaliku grupitööriistade lahenduse valimisel seisneb võimalike platvormide funktsioonide tasakaalustamises, võrreldes organisatsiooni vajadustega.
Grupitööriistade tarkvara näited
IBM Lotus Notes (või Lotus Software IBM Lotus veebisaidil) oli üks esimesi koostöö tarkvara sviite ja seda kasutatakse tänapäeval paljudes kontorites. Microsoft SharePoint on veel üks suur grupitöö lahendus, mis on suurettevõtetes hästi tuntud.
Peamised ulatuslikud grupitöö sviiti lisaks IBM ja Microsofti pakkumistele hõlmavad järgmist:
- G-Suite - Google'i e-posti, dokumentide ja sotsiaalse koostöö platvorm
- Zoho One - ettevõtetele keskendunud komplekt väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele
- Salesforce - platvorm kliendisuhete haldamiseks
Lisaks sellele on sihtotstarbeliste juhtumite rühmituste ökosüsteemide õitsenguga paindlikkus, et kasutada kõige paremini tõusvaid lahendusi kallimaks terviklikuks grupitöö sviidiks või selle asemel:
- Basecamp, populaarne tasustatud projektijuhtimise tööriist
- Huddle, mis pakub tasuta, kuid piiratud kontosid ja tasulisi kontosid
- Xero, mis pakub täielikku online-raamatupidamissüsteemi pilves
- Veebipõhise sisu tasuta platvorm WordPress