Pikad e-kirjad võivad tunduda hirmutavana ja pikkade pikkade lõikude jada, mis võivad sisaldada ka pikemaid lauseid, mis ei paista olevat peatunud, kuid mis tundub olevat ükskõik kui ükskõik millised - laused, mis on täidetud võõrkeelsete sõnadega, mis ei tähenda tähendust, vaid teenivad segaduses mitmekülgsete ja mõnikord vastuoluliste võimalike tõlgendustega - võib saaja lugeda vähem kui siis, kui sõnum oli ainult, umbes 3 lauset - kolm õelat, lühikest ja täpseid lauseid.
Kui te ei lugenud ülaltoodud lõiget, siis on sul selle punkti.
Hoidke meilid lühikesed
Sellepärast on tavaliselt hea mõte
- hoia e-kirju nii lühikeseks kui võimalik.
Loomulikult ei tähenda see, et te peaksite oma sõnumeid kärpima mis tahes hinnaga.
Kirjutage nii palju kui vajalik
Kirjutage nii kaua ja nii palju kui vajalik ja sobiv. Ärilisematele meilidele on oluline, et see oleks lühike.
Isiklikud meilid võivad olla lillelised ja pikaealised. Selguse mõttes on vähem ja lihtsamad sõnad endiselt paremad.
Kasutage kuulipunkte
Kui sul on palju kirjutada:
- Katkesta oma sõnum tähepunktidesse.
- Alustage iga punkti lühikest kokkuvõtet tegemast, mida soovite võtta.
- Veenduge, et teie sõnumis või ükskõik millises täppispunktis on lihas olulist teavet peidetud.
Üks teade igale tegevusele
Ärge koondage kokku midagi, mida vajate või soovite saajale ütlema ühe sõnumiga. Eriti:
- Alusta uut sõnumit iga olulise toimingu kohta, mille saajalt soovid.
See lihtsustab saaja e-posti käsitlemist ja vajalike toimingute tegemist. Pretsedenti kehtestades on tõenäoline, et nad võtavad teie jaoks vastu samu meetodeid - ja sul on ka e-postituste kergendamine.