Enamik ettevõtteid tunneb Microsoft Wordis ja Excelis tehtud toiminguid, kuid mõista, mida Microsoft Access saab teha, on natuke raskem aru saada. Idee luua andmebaase ja püüda neid säilitada tundub olevat tarbetu ressursside kasutamine. Kuid väikeettevõtete jaoks võib see programm pakkuda mitmeid erinevaid eeliseid, eriti kasvu ja organisatsiooni juhtimise osas.
Microsoft Access pakub väiksetele ettevõtetele palju paremat võimalust jälgida andmeid ja projekte kui Exceli või Wordi. Juurdepääs võib kuluda õppimiseks rohkem aega kui tavalisemalt kasutatavatest Microsofti rakendustest, kuid sellel on ka kõige rohkem lisaväärtust projektide, eelarvete ja kasvu jälgimiseks. Kõik andmed, mida on vaja võrdlemiseks ja analüüsimiseks väikeettevõtte käitamiseks, säilitatakse ühes programmis, mis muudab aruannete ja diagrammide käitamise lihtsamaks kui ükski teine programm. Microsoft pakub mitmeid mudeleid õppimisprotsessi lihtsustamiseks ja kasutajad saavad mallid kohandada nii nagu nad lähevad. Microsoft Accessi põhialuste mõistmine aitab väikeettevõtetel oma igapäevastes toimingutes täiel määral ära tunda.
Kui arvutustabelit juba kasutate, on Exceli arvutustabeli lihtne teisendada Access andmebaasi.
Kliendiinfo säilitamine
Andmebaas võimaldab ettevõtetel jälgida kogu vajalikku teavet iga kliendi või kliendi kohta, sealhulgas aadressid, tellimuste andmed, arved ja maksed. Niikaua kui andmebaas on salvestatud võrku, kus kõik töötajad sellele juurde pääsevad, saavad kasutajad tagada, et teave jääb kehtima. Kuna klienditeave on iga väikeettevõtte jaoks kriitiline, saab andmebaasi turvaline olla. Andmebaasi vormide lisamine aitab väikeettevõtetel, et andmeid koondab järjepidevalt kõik töötajad.
Kuna kasutajad programmi tuttavad, saab lisada keerukamaid komponente, näiteks klientide aadresside kaardistamine. See võimaldab töötajatel uute klientide aadresse kontrollida või tarnete marsruute planeerida. Samuti võimaldab see ettevõtetel arveid luua, neil on võimalik saata e-kirju või tavalisi postitusi ning jälgida, millal ja kuidas arveid maksti. Juurdepääsu kliendiandmete värskendamine ja säilitamine on usaldusväärsem kui arvutustabel või Wordi dokument ja selle teabe haldamine on sujuvam.
Finantsandmete jälgimine
Paljud ettevõtted ostavad tarkvara spetsiaalselt rahaliste vahendite jälgimiseks, kuid väikeettevõtete jaoks, mis pole mitte ainult mittevajalikud, kipub see lisatööd looma. Lisaks arvete loomisele ja jälgimisele saab kõiki ärikulusid ja tehinguid salvestada sama programmi kaudu. Ettevõtetel, kellel on täielik Microsoft Office Suite, sealhulgas Outlook ja Access, saab Outlooki makse meeldetuletusi andmebaasiga ühendada. Kui meeldetuletus ilmub, saavad kasutajad teha vajalikud maksed, sisestada Accessi andmed ja sulge meeldetuletus.
Ettevõtte kasvatamisel võib osutuda vajalikuks keerukama tarkvara ostmine, ja neil ettevõtetel on eelis, kui kõik nende finantsandmed salvestatakse Accessis. Paljud muud programmid võivad kohandada Accessist eksporditud andmeid, hõlbustades teabe edastamist ajahetkel.
Turunduse ja müügi juhtimine
Üks kõige vähem kasutatavaid, kuid võimsaid võimalusi juurdepääsu kasutamiseks on jälgida turunduse ja müügiinfot. Olemasoleva klienditeabega, mis juba on andmebaasis salvestatud, on lihtne saata e-kirju, voldikuid, kuponge ja tavalisi postitusi neile, kes võivad olla huvitatud müügist või eripakkumistest. Seejärel saavad väikeettevõtted jälgida, kui palju oma olemasolevaid kliente reageeris turunduskampaania järel.
Uute klientide jaoks saab tervet kampaaniat luua ja jälgida ühest kohast. See lihtsustab töötajatele, et näha, mis on juba lõpetatud, ja mida veel teha või milliseid järelmeetmeid on vaja.
Tootmis- ja inventari jälgimine
Sarnaselt kliendi jälgimisega on võimalik inventuuri, ressursside ja varude jälgimine andmeid kriitiliselt kõigile ettevõtetele. Juurdepääs võimaldab ladude saadetiste andmete sisestamist hõlpsasti ja teada saada, millal on aega konkreetse toote jaoks rohkem tellida. See on eriti kriitiline tootjate jaoks, kes vajavad toote täiustamiseks mitmeid erinevaid ressursse, näiteks lennukiosasid või aktiivseid farmatseutilisi koostisosi.
Isegi teenindusvaldkonnad peavad inventuuri pidama ja kogu selle teabe ühes kohas hõlbustamine näitab, milline arvuti on töötajale määratud või millal kontoriseadmeid tuleb uuendada. Väikeettevõtted saavad jälgida oma riistvara kergemini sõidukite, mobiilseadmete, seerianumbrite, registreerimisandmete, kasutajate logide või riistvara eluea jälgimisega.
Riistvara kõrval peavad ettevõtted olema võimelised tarkvara jälgima. Alates registreerimisest ja arvutitest, mis lubasid tarkvarast versiooni teavet ja kasutajat kasutada, on ettevõtetel oluline, et neil oleks võimalik kiiresti ja täpselt teavet oma praeguste konfiguratsioonide kohta tõmmata. Windows XP toetuste hiljuti lõppemine on oluline meeldetuletus selle kohta, miks on tähtis teada, millised tarkvara ja operatsioonisüsteemid asuvad arvutite ja seadmetega.
Aruanded ja analüüsid
Võimalik, et Accessi kõige võimsam aspekt on kasutaja suutlikkus genereerida kõikidest andmetest aruanded ja graafikud. Erinevatel andmebaasidel oleva kõvaketta koostamine võimaldab Microsofti juurdepääsu väikeettevõtetele. Kasutaja saab kiiresti luua aruande, milles võrreldakse ressursside kulusid praeguse hinnakujunduse alusel, luuakse diagramm, mis näitab, kui palju on eelseisva turunduskampaania jaoks saadaval, või käivitage analüüs, mis tuvastab, millised kliendid makseid taga on. Pisut täiendavat teavet päringute kohta saavad väikeettevõtted kontrollida andmete vaatamist.
Veelgi olulisem, Microsoft Access võib siduda teiste Microsofti toodetega. Väikeettevõtted saavad vaadata aruannet, otsida kliendiandmeid ja arveid Wordis luua. Post ühendamine võib luua regulaarseid postitusi, kui kasutaja samal ajal genereerib Outlookis e-kirja. Andmeid saab Exceli-sse eksportida, et neid üksikasjalikumalt uurida ning sealt saadetakse esitluse jaoks PowerPointi. Integreerimine kõigi teiste Microsofti toodetega on ehk parim põhjus juurdepääsu ettevõtte kogu teabe koondamiseks.