On palju häid põhjuseid, miks paberdokumentide digiteerimine võib olla tohutult abiks teie kodukontori (või ka teie kodus) korraldamisel. Kõigepealt võite vabaneda palju ekstra paberit, mis on täidetud sahtlitele ja failidele või väärtuslikku laua ruumi.
Digitaalsed failid (isegi PDF-failid) saab muuta otsitavaks failiks, kasutades optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara, mis tavaliselt printeriga kaasneb (HP on väga lahe video, mis selgitab, kuidas OCR toimib ja kuidas see aitab lihtsustada ülesannet lihtsustades oma elu).
See tähendab, et teie teave ei sisalda mitte ainult ruumi, vaid ka palju lihtsam leida, kui see oleks paberil. Siiski saate salvestada oma digitaalseid faile, kui soovite - CD-l või DVD-l, flash-draivil, võrgupaigaldis või kõik ülalnimetatud funktsioonid. Nii et võite olla kindel, et kui midagi vaja läheb, võite selle kätte saada.
Kui hakkate oma kodufaile digiteerima, on see ideaalne aeg luua organiseeritud failide kogum, mis muudab teie elu lihtsamaks. Mõelge vajalikele paberitööde kategooriatele ja seadke igaühele kaust. Krediitkaardi kviitungid ühes kaustas; autokindlustus paberitööd teises; telefoniarved, toidukaupade laekumised, kodu remondikulud ja nii edasi, saab kõik eraldi kaustad. Ja iga kausta jaoks looge iga aasta (või kuu) alamkaustad. Organiseeritud süsteemiga on palju lihtsam alustada ja siis lihtsalt lisage uus paberitöö õigesse faili, kui lähete mööda, kui püüate süsteemi ümber korraldada iga kord, kui uus kviitung skannitakse.
Veenduge, et teie skanneril või printeril oli OCR-tarkvara (ABBYY FineReaderi tarkvara tundub olevat pakendis paljude printerite ja skanneritega, mida ma testitan). Kui te seda ei leia, ärge paanitsege. On hea võimalus, et teil on juba mõni korralik OCR-tarkvara juba arvutisse installitud, kui kasutate Windowsi. Jällegi OCR-i tarkvara, mida olete juba varem teinud, aitab teil redigeeritavate dokumentide loomisega kaasa tuua selle tarkvara leidmise ja kasutamise protsessi koos skänneriga.
Loomulikult tõstatab see veel ühe olulise küsimuse: kui soovite seda tööd teha, peab teil olema vähemalt dokumentide skanner. See ei pea olema kallis ega väljamõeldud. Kui sul pole seda, on nüüd hea aeg otsida seda; alusta nende fotode skannerite ja dokumentide skannerite arvustustega mõnede parimate ostude jaoks. Kui te ei soovi eraldi skannerit, on taskukohane kõik-ühes printer suurepäraselt tööd.
Nii et siin on raske osa. Süsteemi seadistamine ei ole liiga keeruline; isegi paberitööde skannimine ei ole liiga karm. Raske on tagada, et teete seda automaatselt iga kord, kui saate uusi laekumisi või paberimajandust. Vastasel korral hakkavad paberid uuesti uuesti kokku panema ja tundub, et olete oma aega raiskanud. Nii kinni pidage!