Arvutustabeli abil andmete filtreerimine tähendab tingimuste seadmist, nii et kuvatakse ainult teatud andmed. Seda tehakse, et hõlbustada suure andmestiku või andmeseadme konkreetse teabe keskendumist. Filtreerimine ei eemalda ega muudab andmeid; see lihtsalt muudab, millised read või veerud ilmuvad aktiivsele Exceli töölehele.
Andmefailide filtreerimine
Filtrid töötavad töölehe andmete registrite või andmete ridadega. Seatud tingimusi võrreldakse rekordiga ühe või mitme väljal . Kui tingimused on täidetud, kuvatakse rekord. Kui tingimused ei ole täidetud, filtreeritakse see kirje nii, et seda ei näidata ülejäänud andmekirjetega.
Andmete filtreerimine toimub vastavalt kahele erinevale lähenemisele, sõltuvalt filtreeritud numbrite või tekstiandmete tüübist.
Numbriliste andmete filtreerimine
Numbrilisi andmeid saab filtreerida järgmistel alustel:
- kas andmed on teatud numbriga võrdväärsed
- kas andmed on suuremad või väiksemad kui kindel number
- andmed on tervikuna andmete keskväärtusest kõrgemad või madalamad
Tekstiandmete filtreerimine
Tekstiandmeid saab filtreerida järgmistel alustel:
- kas andmed vastavad teatud sõna
- kas andmed on sõnad, mis sisaldavad ühte või mitut tähte
- kas andmed on sõna, mis algab või lõpeb konkreetse tähestiku tähestikuga
Filtreeritud salvestuste kopeerimine
Lisaks dokumentide ajutisele peitmisele annab Exceli teile võimalused soovitud andmete kopeerimiseks töölehe eraldi alasse. Sageli tehakse seda protseduuri siis, kui filtreeritud loendi alaline koopia vastab mingile ärinõuetele.
Filtreerimise parimad tavad
Filtreeritud andmete töötlemisel järgige heade tavade juhiste järgi endale mingit probleemi.
- Kui seda pole põhjust, ei tohi jagatud arvutustabelit raseerida aktiivsete filtritega. Teised kasutajad ei pruugi märgata, et fail on filtreeritud.
- Kuigi saate filtreerida mitmel veerul üheaegselt, on need filtrid lisandväärtusega ja mitte eksklusiivsed. Teisisõnu, Californias asuvatel inimestel, kes on vanemad kui 60-aastased, näidatakse kontaktide nimekirja filtreerimine kõigile, kes on üle 60-aastased Californias. Selline filter ei näita teile 60-aastaseid ega Californiani.
- Töötavad on keerukad tekstifiltrid ja nende aluseks olevad andmed võimaldavad. Hämmastavad andmed toovad tulemuste filtreerimiseks, mis võivad olla eksitavad või valed. Näiteks Illinois elavate inimeste filtreerimine ei tabaks inimesi, kes elavad "ILs" või kes elavad "Ilinois" või "Illenois".
- Filtreeritud andmete sorteerimisel olge ettevaatlik. Osaliselt filtreeritud andmete sorteerimine toob kaasa andmete faili ümberkorraldamise - olukord on tavaliselt kõige paremini välistatud. Kui peate filtreeritud andmekogu sortima, kopeerige filtreeritud andmed uuele töölehele ja sorteerige see.