Tutvuge ise, seadke kontekst ja hoidke seda lühidalt
Kiirsõnumside võib olla teie jaoks tavaline kommunikatsioonimeetod, kuid mõned inimesed leiavad seda endiselt hirmutavaks. Kui olete harjunud sõprade ja kolleegidega saatma sõnumeid või kiirsõnumeid, ei pruugi te mõista, kuidas tekst võib vasakule väljale uuele kontaktile välja tulla. Selline üllatus on eriti äriline kontekst. Kui kasutate tekste ettevõttes, pidage meeles tavalist suhtlemisvedeliku etikett ja järgige mõnda lihtsat käitumisreeglit.
Küsige lugeja tekstisõnumi saatmiseks
Kas isik, kellele soovite teksti, nõustus, et sellega võetaks ühendust? Ärge arvestage, et kõik kasutavad alati mobiiltelefoni tekstisõnumite saamiseks või veebipõhiseks kasutamiseks kiirsõnumite saamiseks võrgu, Facebooki või muude kiirsõnumiprogrammide kaudu. Küsige isiklikult või telefonivestlusena, kuidas üksikisikud eelistavad ühendust võtta. Teil võib avastada, et neil on piiratud tekstisõnumite saamise plaan või et nende tööjaamades on muret vältida.
Tutvustame end esialgse sõnumi saatmisel
Tutvuge oma sõnumiga ja pange see lühike. Kuigi teie nimi, hüüdnimi või telefoninumber võib sõltuvalt teie kasutatavast sõnumiedastusmeetodist näidata, näeb adressaat teksti kontekstist välja. Käivitage sõnum koos sissejuhatuse ja viidetega, näiteks:
- "Ma olen Joan Smithilt XYZ Consultants. Kas teil on aega, et arutada eelmisel nädalal telefoni, mille mind mulle palusite?"
- "See on Brad Jones raamatupidamisest, mul on küsimus teie hüvitustaotluse kohta. Kas teil on aega sellele kohe vastata või peaksin teile hiljem helistama?"
Seda tehes vältige seda, et teie sõnum näib olevat juhuslik ja võib-olla valesti suunatud küsimus inimeselt, keda abisaaja võib meelde jätta vaid ähmaselt või üldse mitte.
Kuigi paljudel kiirsõnumiprogrammidel on arhiiv, mis võimaldab inimestel teada saada, kes te olete ja mida olete varem rääkinud, on tavaliselt hea mõte järgnevates vestlustes end lühidemalt tutvustada, eriti kui olete oma hüüdnimi või telefoninumber.
Hoidke lühikokkuvõtte esimest sõnumit
Alustage sissejuhatusest ja kontekstist alles siis, kui inimene reageerib. Vastasel juhul võite koostada ja saata üksikasjaliku sõnumi, mida pole kunagi näinud. See on hea tava kõigile sõnumistrüpidele.
Jälgige viisakalt, kui te ei võta vastust
Tekstisõnumi või IM-i saatmine ja vastuse saamine ei tähenda mitut asja. See inimene võiks teid ignoreerida, kuid inimene tõenäoliselt ei jälgi teie sõnumit näitavat telefoni ega arvutit. Pärast sobiva aja möödumist jälgige täiendavat sõnumit, aga proovige ka seda isikut e-posti või telefoniga ühendust võtta. Kui see on asjakohane, võite lõpetada ka inimese töölauaga.
Need protokollid viitavad sellele, kuidas inimesed eelistavad ühendust võtta. Kuigi sõnumside võib olla ainus viis, kuidas soovite suhelda, ei ole igaühe esimene valik. Kui soovite luua produktiivseid töösuhteid, mõista ja austada, et inimestel on erinevad eelistused.