Kas peate tõesti rühma sõnumile vastama kõigile?
Kui see on hea vastata, peaks isegi parem vastama kõigile. Eks
Mitte alati. Kui vastus on tõepoolest oluline kõikidele saajatele, tuleks kasutada vastust "kõik".
Mõned vastused kõik stsenaariumid on tingitud ebaõnnestumisi, kus üks saaja ei mõista, et nad klõpsasid või kasutasid seda võimalust. Enamik neist on aga tõenäoliselt tingitud asjaolust, et isik ei mõista, millal vastata kõik sõnumid.
Mõlemal juhul on see üldiselt pahatahtlik teistele grupisõnumiga seotud inimestele. Sellepärast on kõige parem kasutada vastust kõigile ettevaatlikult.
Millal vastata kõigile
Kasutage oma e-posti programmi funktsiooni Vastus kõigile ainult siis, kui:
- Teie vastus on vajalik, et teada saada algse saatja ja kõik algsele e-posti aadressile To: ja Cc: väljad.
Ärge vastake kõigile, kui:
- Ainult esialgne saatja peab teie vastust teadma
- Teie kommentaarid on esmase saatja ja mõnede teiste adressaatide jaoks olulised
- Sellisel juhul tehke tavaline vastus ja seejärel lisage teisi adressaate käsitsi käsitsi. Võite oma aadressid esialgsele meilile kopeerida, kui see aitab.
- Teie sõnum on lihtne nagu "Aitäh!" või "Mina ka:"
- Tänan, et teated võivad olla lihtsalt sobivad saata, kuid ärge saatke neid teistele adressaatidele. Ainult saatja peab tõesti teadma, kuidas te teate sõnumi suhtes, mitte iga teine grupis olev inimene.
Vastus kõigile on reserveeritud ainult erijuhtudel. Seda tuleks kasutada ainult siis, kui peate saatma sama sõnumi grupi igale adressaadile. Vastasel korral, kui te ei pea seda tegema, peate vastama ainult asjakohastele isikutele, isegi kui see võib tähendada, et sa lihtsalt vastad saatjale.
Näiteks võite saada e-kirja, milles küsitakse, kas soovite sel nädalavahetusel pensionile jääda. Tehkute, et see saadeti 30-le teisel inimesel ja teilt küsitakse mitte ainult seda, kui te lähete, vaid kui võite mõne muu toitu tuua või abi teha.
Selles olukorras ei ole tavaliselt sobilik vastata kõigile teistele ja selgitada, et te ei saa minna, sest teil tuleb sel nädalavahetusel töötada ja et teie laps on igal juhul haige, seega pole see teile hea nädalavahetus. Need andmed on saatja jaoks asjakohased, kuid tõenäoliselt mitte kõigile teistele, kes olid kutsutud.
Kuid on aga kord, kui peaksite vastama kõigile ja kui peaksite vastama kõigile. Võibolla see hõlmab rühma arutelu tööprojekti või muu, mis hõlmab otseselt teisi saajaid.
Ükskõik milline juhtum, peaksite seda alati läbi mõtlema, enne kui saadate massiposti teistele. See on veelgi hullem, kui mõni inimene saadab vastuseks kõik sõnumid üksteise järel ja teile saadetakse tosin e-kirju ühe minuti või kahe aja jooksul. Need pole mitte ainult raske jälgida, vaid ka tüütu, kui teil pole neid vaja lugeda.