Arvutustabeli ja andmebaasi vaheline erinevus
Üks põhjus, miks ettevõtted ei kasuta Microsofti juurdepääsu, on arusaamine erinevusest arvutustabeli ja andmebaasi vahel. See viib paljudele inimestele arvata, et klienditeabe, ostutellimuste ja projektiandmete jälgimine arvutustabelis on nende vajadustele vastav. Lõpptulemus on see, et konfiguratsiooni kontrollimist on keeruline säilitada, failid korruptsioonist kaduma läinud ja töötajad juhuslikult üle kirjutada asjakohast teavet. Pisut teadmisi andmebaasi võimsuse ja paljude kasutusvõimaluste kohta on väikeettevõtetele lihtsam näha, kui tööle piisavalt arvutustabelit ja kui andmebaasi tuleb luua.
On oluline mõista, mis andmebaas on. Enamik inimesi on enne andmebaasidele juurdepääsu saanud, nagu avalikus raamatukogus, kuid nende lihtsalt ei kasutata selgelt, kuidas arvutustabelid ja andmebaasid on erinevad. Mõne minuti pikkune kulutamine andmebaaside abil muudab võrdluse selgemaks.
Andmesidekorraldus
Võimalik, et kõige ilmsem erinevus arvutustabeli ja andmebaasi vahel on andmekorralduse viis. Kui andmed on suhteliselt tasased, siis on arvutustabel täiuslik. Kuidas määrata, kas tasane laud on kõige parem, küsige, kas kõik andmepunktid on kaardil või tabelis kergesti kujundatud? Näiteks kui ettevõte soovib ühe aasta jooksul igakuist sissetulekut jälgida, on arvutustabel ideaalne. Arvutustabelid on mõeldud sama tüüpi andmete töötlemiseks, mis kaardistab mõne võtmepunkti edenemist.
Võrdluseks on andmebaasidel relatsioonandmete struktuur. Kui kasutaja peaks andmeid tõmbama, oleks arvukalt punkte kaaluda. Näiteks kui ettevõte soovib jälgida oma igakuist sissetulekut ja võrrelda neid konkurentidega viimase viie aasta jooksul, on nende andmepunktide vahel suhe , kuid mitte ühesuunaline. Tulemuste esitamiseks üks tabel on raske, kui mitte võimatu. Andmebaasid on loodud selleks, et kasutajatel oleks lihtne koostada aruandeid ja käivitada päringuid.
Andmete keerukus
Lihtsaim viis, kuidas võrrelda seda, kas andmeid arvutustabelis või andmebaasis säilitada, on vaadata, kui keerulised andmed on. See aitab selgitada, kuidas andmeid tuleks korraldada, kui kasutaja pole veel kindel.
Arvutustabeli andmed on lihtsad. Seda saab hõlpsasti lisada ühele tabelile või diagrammile ja lisada esitluse juurde, ilma et oleks vaja teabe välja jätta. Seda on lihtne hoida, kuna see tähendab ainult mõnda olulist numbrilist väärtust. Kui on vaja vaid mõnda rida ja veerge, salvestatakse andmed kõige paremini arvutustabelisse.
Andmebaasides on palju erinevaid andmeid, mis kõik on suhtega teiste andmebaasis olevate andmetega. Näiteks ettevõtted hoiavad märkimisväärseid andmeid oma klientide kohta, nimedest ja aadressidest tellimuse ja müügi järgi. Kui kasutaja proovib tuhandeid ridu arvutustabelisse tuua, on koefitsiendid kasulikud, et neid tuleks andmebaasi viia.
Andmete kordamine
Lihtsalt seetõttu, et andmeid tuleb uuendada, ei tähenda tingimata, et andmebaas on vajalik. Kas pidevalt korratakse samu andmeid? Kas ettevõte on huvitatud järgmistest sündmustest või tegevustest?
Kui andmepunktid muutuvad, kuid andmete tüüp on sama ja jälgib üht sündmust, on see teave ilmselt lame. Näiteks on müügi maht aasta jooksul. Ajavahemik muutub ja numbrid kõikuvad ja neid ei korrata.
Kui mõni andmete osa jääb samaks, nagu näiteks kliendiinfo, samal ajal kui teised muutuvad, näiteks tellimuste arv ja maksete õigeaegsus, koefitsiendid on jälitatavad. See on siis, kui andmebaasi tuleks kasutada. Meetmetel on nende jaoks palju erinevaid komponente, ja kõigi nende jälgimine nõuab andmebaasi.
Andmete esmane eesmärk
Arvutustabelid sobivad suurepäraselt ühekordsete sündmuste jaoks, mille puhul pole vaja jälgida paljusid erinevaid aspekte. Projektidel, mis vajavad arhiveerimiseks enne esitamist ühte või kahte diagrammi või tabelit, on kõige parem viis arvutustabelisse. Kui meeskond või ettevõte peab suutma arvutada tulemusi ja määrata protsendid, see on koht, kus arvutustabelid on kõige kasulikumad.
Andmebaasid on mõeldud pikemateks projektideks, kus tõenäoliselt kasutatakse andmeid uuesti ja uuesti. Kui on vaja märkmeid ja kommentaare, tuleb andmed viia andmebaasi. Arvutustabelid ei olnud mõeldud detailide jälgimiseks, vaid mõned olulised numbrilised punktid.
Kasutajate arv
Kasutajate arv võiks olla arvutustabeli või andmebaasi kasutamise otsustavaks teguriks. Kui projekt nõuab, et suur hulk kasutajaid saaks andmeid uuendada ja muudatusi teha, ei tohiks seda arvutustabelis teha. Konkreetse konfiguratsioonikontrolli säilitamiseks arvutustabeli abil on palju raskem. Kui andmete uuendamiseks on tavaliselt vaid kolm kasutajat, tavaliselt kolm kuni kuus, peaks arvutustabel olema piisav (kuigi kindlasti looge eeskirjad enne selle edasi liikumist).
Kui kõik projekti osalejad või terved osakonnad peavad muutusi tegema, on parem valik. Isegi kui ettevõte on väike ja tal on praegu vaid üks või kaks inimest, kaaluge, kui palju inimesi võib viie aasta jooksul minna selles osakonnas, ja küsige, kas nad kõik peavad muudatusi tegema. Mida rohkem kasutajaid vajab, seda tõenäolisem on andmebaas, seda parem valik.
Peate arvestama ka andmete turvalisusega. Kui on vaja palju turvatud tundlikku teavet, pakub andmebaasid paremat turvalisust. Enne toimingu tegemist lugege kindlasti turvaküsimusi, mida tuleks enne andmebaasi loomist kaaluda.
Kui olete valmis sulgema, lugege meie reisi alustamiseks meie artiklit Arvutustabeli teisendamine andmebaasidesse.